Aprueban la Directiva General Nº 004-2024-MTC/04 “Procedimiento que regula la gestión documental en el Ministerio de Transportes y Comunicaciones”

RESOLUCIÓN MINISTERIAL

Nº 787-2024-MTC/01

Lima, 26 de diciembre de 2024

VISTOS: Los Informes Nº 0383-2023-MTC/04.02, Nº 0065-2024-MTC/04.02 y 0153-2024-MTC/04.02 de la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental; el Memorando Nº 3400-2024-MTC/23 de la Oficina General de Tecnología de la Información, el Memorando Nº 803-2024-MTC/09 de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto que contiene el Informe Nº 0092-2024-MTC/09.05 de la Oficina de Modernización; y,

CONSIDERANDO:

Que, el artículo 1 de la Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, declara al Estado peruano en proceso de modernización en sus diferentes instancias, dependencias, entidades, organizaciones y procedimientos, con la finalidad de mejorar la gestión pública y construir un Estado democrático, descentralizado y al servicio del ciudadano; asimismo, el artículo 4 de la precita Ley indica que, dicho proceso tiene por finalidad fundamental la obtención de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a la ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos; con el objeto de alcanzar un Estado, entre otros, al servicio de la ciudadanía y transparente en su gestión;

Que, la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2030, aprobada mediante el Decreto Supremo Nº 103-2022-PCM, establece que la gestión pública moderna es una gestión orientada a resultados al servicio del ciudadano, posicionando en el centro de la actuación del Estado a las personas; además, dispone que la modernización de la gestión pública es un proceso de transformación constante a fin de mejorar lo que hacen las entidades públicas, marco bajo el cual se crea valor público cuando: i) las intervenciones públicas, que adoptan la forma de bienes, servicios o regulaciones satisfacen las necesidades y expectativas de las personas, generando beneficios a la sociedad y, ii) se optimiza la gestión interna a través de un uso más eficiente y productivo de los recursos públicos, para, directa o indirectamente, satisfacer las necesidades y expectativas de las personas, generando beneficios a la sociedad;

Que, con la Resolución de Secretaría de Gobierno Digital Nº 001-2017-PCM-SEGDI, se aprueba el Modelo de Gestión Documental (en adelante, MGD), en el marco del Decreto Legislativo Nº 1310, Decreto Legislativo que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa; basado en la implementación de un marco de referencia sustentado en estándares y buenas prácticas en gestión documental, siendo de alcance obligatorio a todas las entidades del Poder Ejecutivo, sin perjuicio de aquellas otras entidades del sector público que opten voluntariamente por implementar el MGD;

Que, el artículo 1 del Decreto Legislativo Nº 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital, establece que la Ley tiene por objeto establecer el marco de gobemanza del gobierno digital para la adecuada gestión de la identidad digital, servicios digitales, arquitectura digital, interoperabilidad, seguridad digital y datos, así como el régimen jurídico aplicable al uso transversal de tecnologías digitales en la digitalización de procesos y prestación de servicios digitales por parte de las entidades de la Administración Pública en los tres niveles de gobierno;

Que, el artículo 3 de la Ley Nº 31170, Ley que dispone la implementación de mesas de partes digitales y notificaciones electrónicas, establece que el servicio de mesa de partes digital se implementa dentro del alcance de la sede digital establecida en el artículo 20 del Decreto Legislativo Nº 1412, para cumplir con la funcionalidad de recibir documentos electrónicos; pudiendo la entidad optar por un enfoque progresivo de implementación de los medios tecnológicos a su disposición;

Que, mediante la Resolución Ministerial Nº 1082-2019-MTC/01, se aprueba la Política y Objetivos de Gestión Documental del Sector Transportes y Comunicaciones; declarándose como Política Institucional de Gestión Documental el compromiso de implementar, mantener y mejorar continuamente un modelo de gestión documental, eficiente, eficaz y transparente en beneficio de los ciudadanos, entidades públicas y privadas; comprometiéndose a reducir progresivamente el uso de papel y otros insumos de impresión para las comunicaciones internas y externas, así como a implementar, herramientas informáticas orientadas a una gestión documental digital interoperable haciendo uso de certificados y firmas digitales, garantizando la integridad y seguridad de la información, cumpliendo con las normas y requisitos aplicables alineados a la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública;

Que, mediante la Resolución Ministerial Nº 914-2008-MTC/01, se aprueban los formatos de Actas de Notificación Personal, Aviso de Visita, Notificación Bajo Puerta y Constancia de Notificación Personal para ser utilizados por los órganos y unidades orgánicas del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, sus Programas y Proyectos Especiales;

Que, asimismo, mediante la Resolución Secretarial Nº 093-2021-MTC/04, se aprueba la Directiva Nº 002-2021-MTC/04 “Directiva que regula la Gestión Documental en el Ministerio de Transportes y Comunicaciones – MTC”; estableciendo lineamientos de gestión documental para la recepción, emisión, despacho y archivo de documentos dirigidos a usuarios internos y externos, que gestionan las diferentes unidades organización del Ministerio de Transportes y Comunicaciones;

Que, mediante la Ley Nº 31465, Ley que modifica la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General (en adelante, la LPAG), a fin de facilitar la recepción documental digital; se modifica, entre otros, el numeral 117.1 del artículo 117 de la Ley Nº 27444, estableciendo que cada entidad cuenta con una mesa de partes digital, conforme a los alcances establecidos en la Ley Nº 31170;

Que, en el marco antes citado, a través de los Informes Nº 0383-2023-MTC/04.02 y Nº 0065-2024-MTC/04.02 y Nº 0153-2024-MTC/04.02, la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental señala que es necesario que el Ministerio de Transportes y Comunicaciones adecue su normativa interna al nuevo marco normativo regulado en la LPAG; por lo tanto, propone y sustenta la aprobación de la Directiva General denominada “Procedimiento que regula la gestión documental en el Ministerio de Transportes y Comunicaciones”, a fin de garantizar el correcto desarrollo de la gestión documental que comprende los procesos de recepción, emisión, despacho y archivo de los documentos presentados ante el Ministerio de Transportes y Comunicaciones, sus Proyectos Especiales y Programas o de aquellos generados por los mismos, los cuales deben sujetarse al MGD; debiéndose derogar la Resolución Ministerial Nº 914-2008-MTC/01 y la Resolución Secretarial Nº 093-2021-MTC/04;

Que, mediante el Memorando Nº 3400-2024-MTC/23, la Oficina General de Tecnología de la Información, en el marco de sus competencias, expresa su opinión favorable respecto a la aprobación de la Directiva propuesta;

Que, con el Memorando Nº 0803-2024-MTC/09, la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto remite el Informe Nº 0092-2024-MTC/09.05 de su Oficina de Modernización, a través del cual emite opinión técnica favorable para la aprobación de la Directiva propuesta, señalando que la misma se encuentra alineada a la Directiva General Nº 004-2022-MTC/09 “Procedimiento para la formulación, aprobación y modificación de Directivas del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, sus Programas y Proyectos Especiales”;

Que, en virtud de lo expuesto por la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental y, contando con la opinión de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, corresponde emitir la Resolución Ministerial que apruebe la Directiva General “Procedimiento que regula la gestión documental en el Ministerio de Transportes y Comunicaciones” y; en consecuencia, derogar la Resolución Ministerial Nº 914-2008-MTC/0 y la Resolución Secretarial Nº 093-2021-MTC/04;

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Nº 29370, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Transportes y Comunicaciones; la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, el Decreto Legislativo Nº 1310, que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa; la Resolución de Secretaría de Gobierno Digital Nº 001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el Modelo de Gestión Documental en el marco del Decreto Legislativo Nº 1310; la Resolución Ministerial Nº 1220-2022-MTC/01, que aprueba la Directiva Nº 004-2022-MTC/09 “Procedimiento para la formulación, aprobación y modificación de directivas del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, sus Programa y Proyectos Especiales y; la Resolución Ministerial Nº 658-2021-MTC/01, que aprueba el Texto Integrado del Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Transportes y Comunicaciones;

SE RESUELVE:

Artículo 1.- Derogación

Derogar la Resolución Ministerial Nº 914-2008-MTC/01, que aprueba los formatos de Actas de Notificación Personal, Aviso de Visita, Notificación Bajo Puerta y Constancia de Notificación Personal para ser utilizados por los órganos y unidades orgánicas del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, sus Programas y Proyectos Especiales; así como la Resolución Secretarial Nº 093-2021-MTC/04, que aprueba la Directiva Nº 002-2021-MTC/04 “Directiva que regula la Gestión Documental en el Ministerio de Transportes y Comunicaciones - MTC”.

Artículo 2.- Aprobación

Aprobar la Directiva General Nº 004 -2024-MTC/04 “Procedimiento que regula la gestión documental en el Ministerio de Transportes y Comunicaciones”, la misma que como Anexo forma parte integrante de la presente Resolución Ministerial.

Artículo 3.- Publicación

Disponer la publicación de la presente Resolución Ministerial y su Anexo, en la sede digital del Ministerio de Transportes y Comunicaciones (www.gob.pe/mtc), en la misma fecha de su publicación en el diario oficial “El Peruano”.

Regístrese, comuníquese y publíquese.

RAÚL PÉREZ REYES ESPEJO

Ministro de Transportes y Comunicaciones

2357887-1