Aprueban la Directiva para la Función de los Fedatarios Institucionales
RESOLUCIÓN N° 000025-2023-PRE/INDECOPI
San Borja, 9 de marzo del 2023
VISTOS:
El Memorándum Nº 000465-2022-OAJ/INDECOPI, el Informe Nº 000176-2022-OPM/INDECOPI, el Informe Nº 000001-2023-OAF/INDECOPI, el Memorándum Nº 000044-2023-GEG/INDECOPI y el Acuerdo de Consejo Directivo Nº 005-2023;
CONSIDERANDO:
Que, el literal k) del artículo 5 de la Ley de Organización y Funciones del Indecopi, aprobada por el Decreto Legislativo N° 1033 y el literal j) del artículo 8 del Reglamento de Organización y Funciones del Indecopi, aprobado por el Decreto Supremo Nº 104-2021-PCM, establecen como una de las funciones del Consejo Directivo del Indecopi, la de expedir directivas normando el funcionamiento administrativo de la Institución;
Que, los literales f) y h) del artículo 7.3 de la Ley de Organización y Funciones del Indecopi, aprobada por el Decreto Legislativo N° 1033 y los literales a) e i) del artículo 10 del Reglamento de Organización y Funciones del Indecopi, aprobado por el Decreto Supremo Nº 104-2021-PCM, establecen como funciones de la Presidencia Ejecutiva del Indecopi, las de supervisión de la marcha institucional y el cumplimiento de las políticas y normas que rigen la Institución, así como otras que le encomiende el Consejo Directivo;
Que, mediante los documentos de Vistos la Oficina de Administración y Finanzas propuso la aprobación de una Directiva para la Función de los Fedatarios Institucionales, actualizada en aplicación del Decreto Supremo N° 029-2021-PCM que aprobó el Reglamento del Decreto Legislativo N° 1412, Ley de Gobierno Digital, con el objeto de contar con un instrumento normativo que sustituya el Manual de Fedatario y Certificación de Firmas y copias que data del año 2008; siendo que la Directiva propuesta establece las disposiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo, así como dotar de mayor eficiencia a la labor de los Fedatarios, identificando sus funciones y responsabilidades;
Que, atendiendo a lo expuesto en los considerandos precedentes y los informes emitidos por los órganos de asesoramiento y de apoyo de la entidad mediante los documentos de Vistos, el Consejo Directivo, mediante Acuerdo Nº 005-2023 del 31 de enero de 2023, aprobó la Directiva para la Función de los Fedatarios Institucionales, y encomendó a la Presidencia Ejecutiva y a la Gerencia General realizar las gestiones correspondientes para la debida ejecución del referido acuerdo;
Con el visto bueno y opinión favorable de la Gerencia General, la Oficina de Administración y Finanzas, la Oficina de Asesoría Jurídica y la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Modernización, y;
En atención a lo señalado anteriormente, de conformidad con lo establecido en los literales f) y h) del artículo 7.3 de la Ley de Organización y Funciones del Indecopi, aprobada por el Decreto Legislativo Nº 1033 y sus modificatorias, así como lo dispuesto en los literales a) e i) del artículo 10 del Reglamento de Organización y Funciones del Indecopi, aprobado por el Decreto Supremo Nº 104-2021-PCM;
RESUELVE:
Artículo 1.- Aprobar la Directiva para la Función de los Fedatarios Institucionales, en cumplimiento del Acuerdo N° 005-2023 adoptado por el Consejo Directivo del Indecopi.
Artículo 2.- La presente Resolución entrará en vigencia a partir del día siguiente de su publicación en el diario oficial “El Peruano”, así como en el portal institucional del Indecopi (www.gob.pe/indecopi).
Artículo 3.- Disponer la publicación de la Directiva para la Función de los Fedatarios Institucionales aprobada por la presente resolución, en el portal institucional del Indecopi (http://www.gob.pe/indecopi), el mismo día de su publicación en el Diario Oficial El Peruano.
Regístrese, comuníquese y publíquese.
JULIÁN FERNANDO PALACÍN GUTIÉRREZ
Presidente Ejecutivo
DIRECTIVA PARA LA FUNCIÓN DE LOS
FEDATARIOS INSTITUCIONALES
I. OBJETIVO
Establecer y regular el ejercicio de la función de los Fedatarios/as del Instituto de Defensa de la Competencia y Protección de la Propiedad Intelectual - Indecopi, así como sus requisitos, obligaciones,responsabilidades y prohibiciones con el cumplimiento de sus funciones en la autenticación de documentos y certificación de firmas, para uso exclusivo en procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad por el Indecopi y contenidos en el Texto Único de Procedimientos Administrativos vigente; así como en trámites de gestión administrativa interna.
II. ALCANCE
Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de obligatorio cumplimiento para todos los Fedatarios/as institucionales y servidores/as del Indecopi.
III. BASE LEGAL
3.1 Decreto Legislativo N° 1033, Ley de Organización y Funciones del INDECOPI y sus modificatorias.
3.2 Decreto Supremo N°104-2021-PCM, de fecha 27 de mayo de 2021, que aprueba la Sección Primera del Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Propiedad Intelectual – Indecopi.
3.3 Resolución de Presidencia N° 00060-2021-PRE/INDECOPI, de fecha 28 de mayo de 2021, que aprueba la Sección Segunda del Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Propiedad Intelectual – Indecopi.
3.4 Decreto Supremo N° 003-97-TR, Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo N° 728, Ley de Productividad y Competitividad Laboral.
3.5 Ley N° 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública y sus modificatorias.
3.6 Ley Nº 30057, Ley del Servicio Civil y su Reglamento.
3.7 Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
3.8 Reglamento Interno de Servidores Civiles (RIS) del Indecopi, aprobado por Resolución de la Presidencia del Consejo Directivo N° 175-2017- INDECOPI/COD.
3.9 Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno.
3.10 Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
3.11 Decreto Supremo N° 029-2021-PCM, que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo N° 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital, y establece disposiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo.
IV. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
4.1 Acta.- Documento que registra de manera escrita lo sucedido ante un hecho tratado o acuerdo en una junta. Certificación, testimonio, asiento o constancia oficial de un hecho.
4.2 Archivo Central.- Es la unidad que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión y periféricos. Custodia los documentos trasladados por las mismas áreas una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante. En virtud de la normatividad vigente, con carácter general y salvo excepciones, no deben custodiar documentos que superen los 30 años de antigüedad.
4.3 Autenticación.- Es el acto de carácter personalísimo que realiza el Fedatario para comprobar, previo cotejo entre el documento original que exhibe el administrado y la copia presentada, la fidelidad del contenido de la copia para su empleo en los trámites efectuados ante el Indecopi.
4.4 Certificación de firma.- Es el acto mediante el cual el Fedatario verifica la identidad de la persona que ha puesto su firma en un documento, a través de su documento de identidad nacional, para las actuaciones administrativas que sean necesarias en el Indecopi.
4.5 Copia.- Es la reproducción exacta de un documento original. Se considera también el reverso si contiene alguna información o dato, la reproducción puede ser en blanco y negro o colores. Se puede considerar las imágenes digitalizadas.
4.6 Documento original.- Documento emitido por entidad pública o privada, en el que se aprecia(n)sello(s) y/o firma(s) original(es) en su contenido; si el documento fuera emitido en el exterior, deberá estar certificado por el Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú o Apostillado. Deberá tener plena vigencia para ser autenticado y ser requerimiento en algún procedimiento o servicio administrativo establecido en el Texto Único de Procedimientos Administrativos vigente del Indecopi o utilizados para ser agregado como prueba o argumento ante una solicitud, notificación o pedido de reconsideración o apelación. El Documento original puede estar constituido por varios folios y anexos inclusive.
4.7 Documento no vigente.- Aquellos documentos que han cumplido el plazo de vigencia indicado en el mismo texto del documento, cualquiera sea su naturaleza.
4.8 Fedatario.- Servidor público, cualquiera sea su régimen laboral, designado por Resolución de Gerencia General, el cual tiene como funciones comprobar y autenticar documentos previo cotejo entre el documento original que exhibe el administrado y la copia presentada, la fidelidad del contenido de ésta última para su empleo en los procedimientos de la entidad, cuando en la actuación administrativa sea exigida la agregación de los documentos o el administrado desee agregarlos como prueba. De conformidad con el TUO de la Ley N° 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General, el Indecopi, a través de sus órganos y unidades orgánicas, dan fe de la autenticidad de los documentos que se emiten, la labor del Fedatario no afecta las funciones asignadas a cada órgano o unidad orgánica. Tampoco colisiona con el servicio administrativo de solicitar copias certificadas de documentos originales contenidos en los expedientes seguidos ante el Indecopi, servicio contemplado en el Texto Único de Procedimientos Administrativos vigentes del Indecopi.
4.9 Libro de Registro de documentos autenticados y certificación de firmas.- Libro de Actas, que se emplea a doble hoja, con páginas correlativamente numeradas en el que se consigna cada una de las autenticaciones y certificaciones que realice el Fedatario de manera cronológica, el mismo que deberá contener la información establecida en las instrucciones podrá ser en físico o digital.
4.10 Sedes Desconcentradas.- Son las sedes que comprenden a las Oficinas Regionales y locales del Indecopi; así como los puntos de atención al ciudadano del Indecopi en los MAC (Mejor Atención al Ciudadano); es decir, todos los puntos de atención en los que el Indecopi de manera directa o en virtud de convenios de cooperación Institucional, brinda los servicios a los ciudadanos.
4.11 Sede Central.- Local institucional central en el que se concentra todas las funciones importantes del Indecopi.
4.12 Usuario.- Persona que promueve como titular de derecho o interés legítimo individual o colectivo o sus representantes, en este último caso es requerido poder general formalizado mediante designación de persona cierta en el escrito, acreditando una carta poder con firma del administrado.
V. RESPONSABILIDADES
5.1 El Fedatario/a Titular y el Fedatario/a Alterno, son responsables de mantener debidamente actualizado el libro de “Registro de autenticación y certificación de firma del Fedatario”.
5.2 El Fedatario/a Alterno, es responsable de suplir y coadyuvar sin ningún orden de prelación, al Fedatario/a Titular, a fin de no paralizar el servicio. Asimismo, el Fedatario/a Alterno podrá suplir temporalmente las funciones del Fedatario/a Titular en los siguientes casos: licencia, refrigerio, vacaciones y demanda del servicio.
5.3 El Ejecutivo/a 2 o quien este a cargo del Archivo Central se encarga de la apertura del libro de “Registro de autenticación de documentos y certificación de firmas del Fedatario”.
5.4 En el documento de apertura del Libro precisará el nombre del Fedatario, el número de Resolución de la Gerencia General correspondiente. y el período de designación el cual es de dos (2) años. (Ver Anexo 2).
5.5 El Director/a de la Dirección de Atención al Ciudadano y Gestión de Oficinas Regionales en coordinación con los Jefes/as de las Oficinas Regionales del Indecopi son responsables dentro de su ámbito geográfico de competencia, para proponer los candidatos para desempeñar el rol de Fedatarios/as.
5.6 Los candidatos/as propuestos para Fedatario/a Titular o Alterno deben tener voluntad de servicio, idoneidad, transparencia y trato amable con los usuarios
VI. DISPOSICIONES GENERALES
6.1 La presente Directiva constituye un documento de gestión para normar la ejecución de las actividades de los fedatarios institucionales, en el desempeño de su función.
6.2 La función de fedatario/a se realiza en adición a sus funciones de servidor/a público del Indecopi.
6.3 El Gerente/a General, los Directores/as, Secretarios/as Técnicos/as, Jefes/as de Oficinas y Jefes/as de Unidades deberán brindar las facilidades a los servidores designados para el cumplimiento de la función de fedatario.
6.4 Los fedatarios/as tienen la facultad de autenticar la documentación que se requiera, sin afectar la potestad administrativa de los servidores/as del Indecopi para dar fe de la autenticidad de los documentos que ellos hayan emitido.
6.5 La coordinación de los fedatarios institucionales del Indecopi recae en el Jefe/a de la Oficina de Administración y Finanzas.
VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
7.1 De las obligaciones de los Fedatarios/as
7.1.1 Desempeñar su función en forma personalísima.
7.1.2 Brindar el servicio de forma gratuita a los usuarios o representantes, debidamente acreditados, de forma diligente, autónoma e imparcial.
7.1.3 Revisar y comprobar, previo cotejo entre el documento original que exhibe el usuario y la copia que presenta, la fidelidad del contenido idéntico de esta última para su empleo en procedimientos ante el Indecopi.
7.1.4 Certificar firmas a solicitud del suscriptor, previa verificación con su documento de identidad y los sistemas de consultas en líneas disponibles para tal caso, siempre que su uso sea para actuaciones administrativas dentro del Indecopi.
7.1.5 En caso de complejidad derivada del cúmulo o de la naturaleza de los documentos a autenticar, consulta al administrado la posibilidad de retener los originales, para lo cual se expedirá una constancia de retención de los documentos al administrado, por el término máximo de dos días hábiles, para certificar las correspondientes reproducciones. Cumplido éste, devuelve al administrado los originales mencionados, de conformidad con el artículo 138.3 del TUO de la Ley 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General (Ver Anexo 5).
7.1.6 Autenticar el documento escaneado en soporte digital, previo cotejo con el documento original en soporte papel, con su firma digital generada en el marco de la Infraestructura Oficial de la Firma Electrónica (IOFE) de acuerdo con lo dispuesto en el literal b) del numeral 48.1 del artículo 48 del Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1412, aprobado por Decreto Supremo N° 029-2021-PCM.
7.1.7 Autenticar documentos emitidos por los sistemas de las instituciones públicas o privadas, o vía internet, que contengan firmas digitales o códigos de seguridad.
7.1.8 Registrar y mantener actualizado el Libro de Registro de autenticación de documentos y certificación de firmas, para ello podrá implementar un registro en Excel u otro aplicativo como soporte para el registro de sus autenticaciones de documentos y certificación de firmas en tanto no se cuente con un aplicativo exclusivo para el registro de los servicios efectuados.
7.1.9 Remitir al Ejecutivo/a 2 del Archivo Central la información estadística sobre las autentificaciones y certificaciones realizadas mensualmente.
7.1.10 Inhabilitar hojas en blanco, que son parte de la documentación a autenticar.
7.1.11 Conocer, cumplir y hacer cumplir las normas establecidas en la presente directiva.
7.1.12 Autenticar documentación del personal de Indecopi para ser empleada en el legajo de personal.
7.1.13 Guardar reserva y confidencialidad con la información obtenida en el cumplimiento de sus obligaciones.
7.1.14 Informar al superior jerárquico de cualquier circunstancia que pudiese afectar el cabal cumplimiento de las funciones del Fedatario/a, para que se adopten las medidas correctivas del caso.
7.1.15 Denunciar actos irregulares que pudiese detectar o que se le pretendan imponer en el ejercicio de su función.
7.1.16 Entregar todo el material que se le proporcionó, tales como sellos (inutilizados) y libros de actas previa suscripción del Acta de Entrega respectiva ante el Ejecutivo/a 2 del Archivo Central, al concluir sus funciones como Fedatario/a Titular o Alterno.
7.1.17 Desarrollar la actividad de autenticación y certificación en adición y sin exclusión de sus labores ordinarias, de acuerdo con la normatividad vigente.
7.1.18 Coordinar permanentemente con los demás fedatarios del Indecopi a fin de que la carga de trabajo sea distribuida equitativamente, priorizando las necesidades de atención a los administrados.
7.1.19 Conocer exhaustivamente la función y capacitarse para su mejor desempeño, en beneficio institucional.
7.1.20 Retener documentación cuando se advierta su falsedad, debiendo elaborar un Acta con las formalidades de Ley, dando fe de los hechos.
7.1.21 Salvaguardar los intereses institucionales.
7.1.22 Colocar en un lugar visible de su oficina, de la institución, de la intranet y portal institucional el listado que identifica a cada Fedatario/a institucional Titular y Alterno (Anexo 1).
7.2 De las prohibiciones del Fedatario/a
7.2.1 Autenticar copias de documentos o certificar firmas sin la presentación de los documentos originales o sin la presencia del autor de la firma, cual sea el caso.
7.2.2 Autenticar o certificar firmas en las que él, su cónyuge, ascendientes, descendientes y parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad tengan intereses.
7.2.3 Autenticar copias de documentos originales que contengan información secreta, información reservada o información confidencial salvo que sea por requerimiento judicial o control interno.
7.2.4 Autenticar copias ilegibles o con modificaciones, borrones y/o enmendaduras.
7.2.5 Autenticar documentos o certificar firmas, que no son requisitos para trámites establecidos en el Texto Único de Procedimientos Administrativos de Indecopi vigente.
7.2.6 Autenticar documentos judiciales que no formen parte de procesos en los que esté involucrado el Indecopi.
7.2.7 Autenticar copias certificadas por algún funcionario/a del Indecopi.
7.2.8 Tramitar el documento o expediente que ha autenticado, salvo en el caso de las Oficinas Regionales, en las que por el número de servidores y las funciones generales que desempeñan no sea posible implementar esta prohibición.
7.2.9 Ejercer la función fuera de la sede institucional. Con excepción de los trabajos remotos no presenciales.
7.2.10 Delegar en otros servidores, el ejercicio de su función o el empleo de sus sellos.
7.2.11 Firmar y sellar sobre hojas en blanco, en ese caso, se deberá colocar el sello de “Página en Blanco” conforme al Anexo N° 04 inciso e de la presente directiva.
7.2.12 Aceptar y/o solicitar donativos, cualquiera sea su forma u otra ventaja a cambio de sus servicios.
7.3 Derecho del Fedatario/a
7.3.1 Gozar de autonomía en la realización de sus funciones.
7.3.2 Gozar de todos los derechos inherentes a la función pública.
7.3.3 En el caso de vacaciones o licencia, a ser reemplazado por un Fedatario alterno.
7.4 De la designación de Fedatarios/as titulares y alternos
7.4.1 Los Órganos Resolutivos, de Administración Interna, de Línea y Desconcentrados detallados en el ROF del Indecopi vigente propondrán a los/as servidores/as que podrán ejercer la labor de Fedatarios/as Titulares y Alternos; para lo cual deberán evaluar y verificar que dichos servidores cumplan con los requisitos señalados en la presente directiva.
7.4.2 El Gerente/a, General los Directores/as, Secretarios/as Técnicos/as, Jefes/as de Oficinas y Jefes/as de Unidades remitirán al Jefe/a de la Oficina de Administración y Finanzas la relación de servidores/as propuestos para aceptar el rol a ejercer.
7.4.3 El Jefe/a de la Oficina de Administración y Finanzas, previa verificación de los requisitos establecidos en el numeral 7.4.5 y limitaciones establecidas en el numeral 7.5 de la presente Directiva, elaborará un memorándum con la propuesta de los(as) Fedatarios(as) titulares y alternos dirigido al Jefe/a de la Oficina de Recursos Humanos, para que a través de la Secretaría Técnica de los Órganos Instructores del Procedimiento Administrativo Disciplinario, informe si los candidatos/as propuestos tienen proceso administrativo disciplinario en curso o sanción administrativa vigente.
Luego, el Jefe/a de la Oficina de Administración y Finanzas remite la propuesta junto con sus antecedentes e informe técnico con el sustento respectivo al Jefe/a de la Oficina de Asesoría Jurídica, a fin de que proyecte la resolución que suscribirá la Gerencia General, siendo ésta visada tanto por el área legal como por la Oficina de Administración y Finanzas
7.4.4 El Gerente/a General, de estar conforme, suscribirá la resolución de designación de los fedatarios titulares y alternos propuestos por la Oficina de Administración y Finanzas, cuyo período de designación es de (02) años, pudiendo ser renovado por un plazo igual.
7.4.5 De los requisitos para la designación de los Fedatarios/as
Los requisitos mínimos que deben cumplir los propuestos para ser designados como Fedatario/a Titular o Alterno son:
7.4.5.1 Tener como mínimo un (1) año laborando en INDECOPI, cualquiera sea su régimen laboral; salvo en el caso de las Oficinas Regionales y sedes desconcentradas, en las cuales no sea posible cumplir con este requisito debido al reducido número de servidores/as.
7.4.5.2 Conocer los procedimientos administrativos básicos y elementales que se realizan en Indecopi.
7.4.5.3 Contar con estudios técnicos y/o superiores.
7.4.5.4 No contar registros de antecedentes penales y/o policiales, ni tener proceso administrativo en curso y/o sanción vigente.
7.4.5.5 Se deberá considerar preferentemente a aquellos profesionales que desempeñen labores de atención directa a usuarios o en trámite documentario.
7.5 No podrán ser Fedatarios/as.
a) Los servidores/as públicos que intervienen directamente en trámites posteriores a la recepción o en la resolución de los expedientes; salvo en el caso de las sedes desconcentradas, en las que por el número de servidores/as y las funciones generales que desempeñan no sea posible realizar esta diferenciación.
b) El personal que tiene como función diaria el manejo de dinero (Cajero/a y Tesorero/a, salvo en el caso de las Oficinas Regionales, en las que por el número de servidores/as y las funciones generales que desempeñan no sea posible realizar esta diferenciación.
c) Los servidores/as públicos que continuamente realizan comisiones de servicios fuera de la institución.
d) El/la servidor/a civil que haya sido sancionado penalmente por la comisión de delito contra la fe pública o cualquier otro delito doloso.
e) El/la servidor/a civil que a la fecha de su designación como fedatario tenga sanción administrativa vigente.
7.6 De la remoción de Fedatarios/as.
Los Fedatarios/as Titulares y Alternos pueden ser removidos o ratificados mediante Resolución de la Gerencia General, antes del vencimiento del periodo de su designación cuando se presente como mínimo una de las siguientes causales:
a) Por fallecimiento
b) Extinción del contrato de trabajo o renuncia, cualquiera sea el motivo
c) Por desplazamiento del/la servidor(a) público fuera de la Sede Central u Oficinas Regionales.
d) Por imposición de sanción disciplinaria.
e) Haber sido condenado por comisión de delito.
f) Por dejarse sin efecto la designación mediante Resolución de la Gerencia General.
7.7 De los Libros de Registro de autenticación de documentos y certificación de firmas.
7.7.1 La apertura del libro es autorizada por el Ejecutivo/a 2 del Archivo Central, según sea el caso,señalando el número de Resolución de la Gerencia General, nombre completo del Fedatario/a, la fecha de inicio de funciones y el último folio que contiene el libro (ANEXO 2).
7.7.2 En el caso que un Fedatario/a concluya sus funciones y el libro de registro de autenticación de documentos y certificación de firmas, contenga folios sin utilizar, podrá ser utilizado por el siguiente Fedatario/a, mediante la elaboración de una nueva apertura del Libro, señalando el inicio con el número de folio que corresponda y el último folio que contenga el libro.
7.7.3 El Libro de Registro de autenticación de documentos y certificación de firmas, contará con los campos establecidos en el Anexo 3 de la presente directiva.
7.7.4 Podrá implementar un registro en Excel u otro aplicativo como soporte para el registro de sus autenticaciones de documentos y certificación de firmas utilizando el modelo de cabecera para el libro de registro de autenticación de documentos y certificación de firmas (Anexo 3).
7.8 De los materiales y sellos a emplear
7.8.1 El Ejecutivo/a 2 del Archivo Central será el encargado de coordinar en la sede central para facilitar los materiales que utilizarán los Fedatarios/as en la Sede Central; asimismo, las Oficinas Desconcentradas harán lo propio con los Fedatarios/as designados en su jurisdicción, siendo éstos los siguientes: tampón para impresión digital, sellos personalizados, fechadores, y libro de actas para la normal atención de los Fedatarios/as Titulares y Alternos, siguiendo los modelos considerados en el anexo que forma parte de la presente directiva. Los sellos “redondo” y “página en blanco” deben ser elaborados en tinta color azul.
7.8.2 Los sellos y Libro de Registro de autenticación de documentos y certificación de firmas quedan en custodia y seguridad de cada Fedatario/a, según corresponda, quien es responsable de su custodia para el inicio del servicio, siempre que le corresponda ejercer la función.
7.8.3 Los sellos seguirán los siguientes modelos para ejecutar la función de autenticar, las cuales están descritas en el Anexo 04.
7.8.4 Cada Fedatario/a designado coordinará con la Oficina de Tecnologías de la Información para solicitar el certificado digital para que pueda firmar digitalmente los documentos digitalizados o convertidos en formato digital.
7.9 De las sanciones
7.9.1 En la Sede Central, de existir indicios razonables del incumplimiento de alguna disposición contenida en la presente directiva, el Ejecutivo/a 2 de Archivo Central deberá elaborar un informe con la documentación correspondiente a los hechos que se presenten y comunicarlo al Jefe/a de la Oficina de Administración y Finanzas, a fin de que adopte las acciones correspondientes sobre la materia.
7.9.2 En las Oficinas Regionales, el Jefe/a elaborará un informe correspondiente a los hechos de incumplimiento que se presenten. Además de la narración de los hechos y la documentación respectiva, a fin de remitirlo al Jefe/a de la Oficina de Administración y Finanzas, a fin de que adopte las acciones correspondientes sobre la materia.
7.9.3 El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente directiva genera responsabilidad administrativa del Fedatario/a, dando lugar a la imposición de la sanción correspondiente, según las disposiciones contenidas en la Ley N° 30057, su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N° 040-2014-PCM y demás disposiciones conexas que resulten aplicables, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y/o penales a las que hubiere lugar.
7.10 De la validez y vigencia de copias autenticadas.
7.10.1 Las copias autenticadas por los Fedatarios/as Titulares o Alternos tienen validez y eficacia plena, exclusivamente en el ámbito de actividades en Indecopi y tienen la misma vigencia que el documento original. Por ningún motivo se puede tomar como requisito la presentación de copias autenticadas si el usuario/a presenta el documento original que se emplee en los procedimientos ante Indecopi.
7.10.2 Los usuarios/as o sus representantes serán responsables del contenido de los documentos originales a autenticar, así como de su firma; siendo la falsificación y adulteración de documentos Delito contra la Fe Pública, por lo cual se tomarían las acciones penales correspondiente.
7.11 De la Autenticación de Documentos y Certificación de Firmas.
7.11.1 Autenticación de Documentos.
Para la autenticación de documentos se tendrá en cuenta el siguiente lineamiento:
Del Usuario/a:
- Se apersona ante el fedatario/a con los documentos originales y copias legibles a ser autenticados, el original de su Documento Nacional de Identidad, o por excepción otro documento de identificación.
- Firma el Libro de Registro Diario de Autenticaciones y Certificación de Firmas en el recuadro que le indique el Fedatario/a.
Del Fedatario/a:
- Lleva a cabo la verificación correspondiente y procede a autenticar la copia de los documentos,colocando el respectivo sello y firma.
- Para la autenticación de copias de libros de actas o de contabilidad, el fedatario deberá verificar que estos contengan la apertura del libro con la correspondiente legalización, e incluir estos datos en la descripción del documento autenticar.
- Llena el Libro de Registro Diario de Autenticaciones y Certificación de Firmas.
- Si son documentos digitales, colocará su firma digital en señal de autenticidad del documento presentado.
- Hace firmar al usuario/a el cargo respectivo y entrega los documentos autenticados.
- Los documentos digitales se entregarán utilizando el correo electrónico u otro medio digital que permita dejar constancia de la entrega del documento al usuario solicitante.
7.11.2 Certificación de Firma.
Para la certificación de firma se debe tener en cuenta lo siguiente:
Del Usuario/a:
- Presenta la solicitud o el documento, en el que se consignará la certificación de firma a requerimiento del usuario.
- Presenta el original de su Documento Nacional de Identidad (DNI).
- Firma en presencia del fedatario/a el correspondiente documento incluyendo su huella digital.
- Para el caso de persona iletrada, deberá consignar su huella digital en presencia de un testigo,quien debe identificarse con DNI, según sea el caso.
Del Fedatario/a:
- Verifica la identidad del suscriptor a través de su respectivo documento de identidad y hace firmar al usuario.
- Coloca su sello y firma certificando la firma del usuario.
- Llena el Libro de Registro Diario de Autenticaciones y Certificación de Firmas.
- Hace firmar al usuario/a el cargo respectivo y entrega el documento con la firma certificada.
7.12 De la Certificación de Copias.
Para la certificación de copias se debe tener en cuenta lo siguiente:
7.12.1 Certificación de Copias.
Servicio realizado por el servidor/a público competente en el ejercicio de las funciones del cargo que ostenta, el cual consiste en dar fe de la autenticidad de los documentos que ellos mismos o sus antecesores hayan generado en el ejercicio de sus funciones, dichos documentos pueden ser utilizados en gestiones de trámite externo a la institución y por cuyo servicio se paga una tasa de conformidad con el Texto Único de Procedimientos Administrativos vigente.
7.12.2 Servidor/a Público Competente.
Servidor/a público que por mandato de la Ley o por delegación expresa de la autoridad competente,está facultado para certificar mediante su firma copias de los documentos expedidos o administrados por la dependencia en la que presta servicios.
Tales servidores pueden ser:
El Gerente/a General, Secretarios/as Técnicos/as de las Comisiones, Directores/as, los Jefes/as de Oficinas, Jefes/as de Unidades o los que se designe para el desempeño de esta actividad.
7.12.3 Delegación de Firmas.
El servidor/a público a cargo de la certificación de copias delegará su firma mediante comunicación escrita de acuerdo con lo establecido en el artículo 83 del TUO de la Ley N° 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General a un servidor/a subalterno quien en todos los actos deberá colocar la anotación de “por”, seguido del nombre y cargo del delegante.
7.12.4 Funciones del Servidor/a Público Competente.
a) Recibir la solicitud de copias certificadas de los usuarios/as.
b) Revisar, cotejar y comprobar que el contenido de la copia coincida con el documento original que se tiene a la vista o que obra en el archivo o expediente correspondiente.
c) Certificar con firma que el contenido de una copia coincide con el documento cuyo original se tiene a la vista.
7.12.5 Obligaciones del Servidor/a Público Competente.
a) Certificar copias de documentos que obran en los archivos a su cargo.
b) Cumplir con puntualidad y responsabilidad la expedición de copias certificadas.
c) Observar buen trato a las/os usuarias/os.
7.12.6 Prohibiciones del Servidor/a Público Competente.
a) Certificar copia(s) de documentos con información confidencial o reservada, salvo que siempre sea por requerimiento judicial o control interno.
b) Colocar su sello y firma sobre hojas en blanco.
c) Permitir el uso de los sellos de certificación por otras personas ajenas a los fines que está destinado.
d) Certificar copias legibles con borrones o enmendaduras y los ilegibles.
VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
8.1 La Oficina de Administración y Finanzas es la responsable de:
a) Realizar el seguimiento y velar por el estricto cumplimiento de la presente Directiva.
b) Hacer de conocimiento a cada Fedatario/a Titular y Alterno de la Resolución de designación a nivel nacional.
c) Mantener actualizado el Registro de los Fedatarios/as de Indecopi, precisando el período y vigencia de cada uno de ellos.
8.2 Los Fedatarios de Indecopi designados con anterioridad a la vigencia de la presente Directiva, continuarán en el ejercicio de la función pública, adecuando sus funciones y periodo de vigencia a lo establecido en la presente Directiva.
IX. ANEXOS
ANEXO N° 01: Cartel para la difusión de Fedatario y Ubicación
ANEXO N° 02: Apertura de Libro de Registro de Documentos
ANEXO N° 03: Modelo de Libro de Registro de Documentos Autenticados y Certificaciones de Firmas
ANEXO N° 04: Modelo de sellos a emplear
ANEXO N° 05: Constancia de Retención de Documentos para ser autenticados
ANEXO N° 01
CARTEL PARA DIFUSIÓN DE
FEDATARIO/A Y UBICACIÓN
ANEXO 2
APERTURA DE LIBRO DE REGISTRO
DE DOCUMENTOS
ANEXO 03
MODELO DE LIBRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS AUTENTICADOS Y CERTIFICACIONES DE FIRMAS
LEYENDA:
1. N° de Registro. - Numeración de orden correlativo de atención.
2. Fecha. - Día, mes y año de atención.
N° de folios. - Cantidad de folios que contiene el documento que se autentica o del documento que contiene una firma certificada.
3. Denominación de documento. - Denominación del documento que se autentica o del documento que contiene una firma certificada.
4. Trámite a realizar. - Denominación del procedimiento administrativo en el que es requerido el documento que se autentica o del documento que contiene una firma certificada.
5. Nombres y apellidos. - Datos del administrado o su representante debidamente acreditado.
6. DNI. - Número del documento de identidad nacional o carné de extranjería o pasaporte o cédula de identidad del administrado o su representante debidamente acreditado.
7. Firma. - Representación gráfica del administrado o su representante debidamente acreditado.
ANEXO 04
MODELO DE SELLOS A EMPLEAR
c) Modelo para Certificar Documentos
d) Sello redondo: El Fedatario/a Titular o Alterno utilizará el sello redondo solo en caso se trate de documentos voluminosos superiores a 100 páginas o folios, el sello se colocará en el extremo superior derecho del documento el mismo que l levará la rúbrica del fedatario. Es preciso señalar que las 100 páginas o folios mencionados no es la suma de los documentos solicitados para la autenticación; sino los documentos que constituyan una unidad continúan de texto.
e) Página en blanco:
ANEXO 05
CONSTANCIA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS PARA SER AUTENTICADOS
2159314-1