Aprueban la Directiva N° 002-2023-CG/PREVI “Informe del Jefe del Órgano de Control Institucional ante el Consejo Regional y el Concejo Municipal”
Resolución de Contraloría
N° 031-2023-CG
Lima, 24 de enero de 2023
VISTOS:
El Memorando N° 000004-2023-CG/GPREADES, de la Gerencia de Prevención y Auditoría de Desempeño; la Hoja Informativa N° 000002-2023-CG/PREVI, de la Subgerencia de Prevención e Integridad; la Hoja Informativa N° 000002-2023-CG/MODER, de la Subgerencia de Modernización; la Hoja Informativa N° 000011-2023-CG/NORM, de la Subgerencia de Normatividad en Control Gubernamental; y, la Hoja Informativa N° 0000007-2023-CG/GJNC, de la Gerencia de Asesoría Jurídica y Normatividad en Control Gubernamental de la Contraloría General de la República;
CONSIDERANDO:
Que, conforme a lo previsto en el artículo 82 de la Constitución Política del Perú, la Contraloría General de la República es el órgano superior del Sistema Nacional de Control, encargado de supervisar la legalidad de la ejecución del presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pública y de los actos de las instituciones sujetas a control;
Que, el artículo 6 de la Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, y sus modificatorias, establece que el control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes;
Que, conforme al artículo 7 de la citada Ley N° 27785, el control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, siendo el control interno posterior, ejercido, entre otros, por el Órgano de Control Institucional; asimismo, el artículo 8 de la referida Ley, establece que el control externo es el conjunto de políticas, normas, métodos y procedimientos técnicos, que compete aplicar a la Contraloría General de la República u otro órgano del Sistema Nacional de Control por encargo o designación de esta, con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la captación y el uso de los recursos y bienes del Estado, el cual se realiza fundamentalmente mediante acciones de control con carácter selectivo y posterior;
Que, el artículo 14 de la Ley N° 27785, dispone que el ejercicio del control gubernamental se efectúa bajo la autoridad normativa y funcional de la Contraloría General de la República, la que establece los lineamientos, disposiciones y procedimientos técnicos correspondientes a su proceso, en función a la naturaleza y/o especialización de las entidades, las modalidades de control aplicables y los objetivos trazados para su ejecución;
Que, conforme a lo previsto en el artículo 17 de la Ley N° 27785, las entidades comprendidas en los literales a), b), c) y d) de su artículo 3, así como las empresas en las que el Estado tenga una participación accionaria total o mayoritaria, tendrán necesariamente un Órgano de Control Institucional, ubicado en el mayor nivel jerárquico de la estructura de la entidad, el cual constituye la unidad especializada responsable de llevar a cabo el control gubernamental en la entidad; el mismo que mantiene una relación funcional con la Contraloría General de la República, efectuando su labor de conformidad con los lineamientos y políticas que establezca esta Entidad Fiscalizadora Superior;
Que, mediante el artículo 77 de la Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y el artículo 30 de la Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades, se dispuso que el Jefe del Órgano de Control Institucional emita informes anuales al Consejo Regional o Concejo Municipal, según corresponda, acerca del ejercicio de sus funciones y del estado del control del uso de recursos y fondos públicos; habiendo aprobado esta Entidad Fiscalizadora Superior, mediante Resolución de Contraloría N° 549-2005-CG, la Directiva N° 002-2005-CG/OCI-GSNC “Estructura y contenido del Informe Anual emitido por los Órganos de Control Regional y Local ante el Consejo Regional o Concejo Municipal”, con el objetivo de proporcionar a los Consejos Regionales y Concejos Municipales el Informe Anual del Órgano de Control Institucional con información relevante y uniforme de control que le permita apoyar sus funciones de fiscalización; así como información básica de la organización, recursos y relación funcional del Órgano de Control Institucional, propiciando la expedición de normas que contribuyan a un mejor desempeño del control interno;
Que, mediante la Cuarta Disposición Complementaria Final de la Ley N° 31433, Ley que modifica la Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades, y la Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, respecto a las atribuciones y responsabilidades de concejos municipales y consejos regionales, para fortalecer el ejercicio de su función de fiscalización, se estableció que los jefes de los Órganos de Control Institucional de dichas entidades, informan trimestralmente al consejo regional o al concejo municipal reunido en sesión acerca de las acciones desplegadas de lucha contra la corrupción e inconducta funcional y para tomar conocimiento de las denuncias que se presenten, las cuales deben ser tramitadas de acuerdo con la normativa establecida por la Contraloría General de la República;
Que, mediante Resolución de Contraloría N° 295-2021-CG, se aprobaron las Normas Generales de Control Gubernamental, que constituyen el conjunto de disposiciones de obligatorio cumplimiento que regulan el ejercicio del control gubernamental, en cuyo numeral 1.19, establece que los servicios relacionados están vinculados a los procesos de carácter técnico y especializado derivados de atribuciones o encargos legales, que generen productos distintos a los servicios de control previo, simultáneo y posterior, y, que son llevados a cabo por los órganos del Sistema Nacional de Control con el propósito de coadyuvar al desarrollo del control gubernamental;
Que, según el artículo 101 y el literal a) del artículo 105 del Reglamento de Organización y Funciones de la Contraloría General de la República, aprobado por Resolución de Contraloría Nº 179-2021-CG y sus modificatorias, la Gerencia de Prevención y Auditoría de Desempeño, es el órgano responsable de supervisar la presentación de informes a los consejos regionales o concejos municipales por parte de los jefes de los Órganos de Control Institucional responsables del control gubernamental de los respectivos gobiernos regionales y municipales; y, la Subgerencia de Prevención e Integridad, tiene por función, formular y proponer los documentos normativos y demás instrumentos que promuevan y permitan la implementación, funcionamiento y evaluación de la presentación de los citados informes, respectivamente;
Que, la Subgerencia de Prevención e Integridad a través de la Hoja Informativa N° 000002-2023-CG/PREVI, con la conformidad de la Gerencia de Prevención y Auditoría de Desempeño y la Vicecontraloría de Integridad y Control mediante el Memorando N° 000004-2023-CG/GPREADES y el Proveído N° 000112-2023-CG/VCIC, respectivamente, sustenta técnicamente la propuesta de Directiva “Informe del Jefe del Órgano de Control Institucional ante el Consejo Regional y el Concejo Municipal”, a efectos de dar cumplimiento al encargo legal establecido por la Cuarta Disposición Complementaria Final de la Ley N° 31433, el artículo 77 de la Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y el artículo 30 de la Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades, proponiendo dejar sin efecto la Resolución de Contraloría N° 549-2005-CG, que aprobó la Directiva N° 002-2005-CG/OCI-GSNC “Estructura y contenido del Informe Anual emitido por los Órganos de Control Regional y Local ante el Consejo Regional o Concejo Municipal”;
Que, mediante Resolución de Contraloría Nº 010-2021-CG, se aprobó la Directiva Nº 003-2021-CG/GJN “Gestión de Documentos Normativos”, que regula el proceso de gestión de documentos normativos en la Contraloría General de la República, estableciendo los tipos de documentos normativos, entre estos, la Directiva, definida como el documento normativo de cumplimiento obligatorio que regula las funciones y procesos a cargo de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, así como aspectos referidos a su objetivo, alcance, plazos, responsabilidades, entre otros; del mismo modo, a través del Procedimiento “Planteamiento y Evaluación de las Necesidades de Regulación” - PR-NORM-01, se ha establecido, entre otras, disposiciones con relación a la necesidad de regulación y evaluación de las solicitudes de los órganos y unidades orgánicas de esta Entidad Fiscalizadora Superior;
Que, en el marco de la referida Directiva Nº 003-2021-CG/GJN, la Subgerencia de Modernización, a través de la Hoja Informativa N° 000002-2023-CG/MODER, señala haber cumplido con evaluar la viabilidad técnica de la propuesta de Directiva “Informe del Jefe del Órgano de Control Institucional ante el Consejo Regional y el Concejo Municipal”; y, a través de la Hoja Informativa N° 000011-2023-CG/NORM, la Subgerencia de Normatividad en Control Gubernamental emite opinión legal favorable a la emisión del referido proyecto normativo a propuesta de la Subgerencia de Prevención e Integridad;
Que, conforme a lo señalado por la Gerencia de Asesoría Jurídica y Normatividad en Control Gubernamental mediante la Hoja Informativa N° 000007-2023-CG/GJNC, y de acuerdo con los argumentos expuestos en la Hoja Informativa N° 000011-2023-CG/NORM, de la Subgerencia de Normatividad en Control Gubernamental, se considera jurídicamente viable emitir el acto resolutivo que apruebe la Directiva “Informe del Jefe del Órgano de Control Institucional ante el Consejo Regional y el Concejo Municipal”, conforme a la propuesta formulada por la Subgerencia de Prevención e Integridad, validada por la Gerencia de Prevención y Auditoría de Desempeño, y la conformidad de la Vicecontraloría de Integridad y Control, considerando que se ha cumplido con las disposiciones de la Directiva N° 003-2021-CG/GJN “Gestión de Documentos Normativos”, y el Procedimiento “Planteamiento y Evaluación de las Necesidades de Regulación” - PR-NORM-01;
En uso de las facultades conferidas por el artículo 32 de la Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, y sus modificatorias;
SE RESUELVE:
Artículo 1.- Aprobar la Directiva N° 002-2023-CG/PREVI “Informe del Jefe del Órgano de Control Institucional ante el Consejo Regional y el Concejo Municipal”, que en Anexo forma parte integrante de la presente Resolución.
Artículo 2.- Dejar sin efecto la Resolución de Contraloría N° 549-2005-CG, que aprobó la Directiva N° 002-2005-CG/OCI-GSNC “Estructura y contenido del Informe Anual emitido por los Órganos de Control Regional y Local ante el Consejo Regional o Concejo Municipal”.
Artículo 3.- Establecer que el órgano competente de la Contraloría General de la República, a través de los medios de comunicación con los que cuenta, informe sobre la habilitación del aplicativo informático, a fin de que los Jefes de los Órganos de Control Institucional adopten las acciones que correspondan en el marco de la Directiva aprobada en el artículo 1 de la presente Resolución.
Artículo 4.- Publicar la presente Resolución y su anexo en el Diario Oficial El Peruano, así como en el Portal del Estado Peruano (www.gob.pe/contraloria), y en la Intranet de la Contraloría General de la República.
Regístrese, comuníquese y publíquese.
NELSON SHACK YALTA
Contralor General de la República
Directiva N° 002-2023-CG/PREVI
“Informe del Jefe del Órgano de Control Institucional ante el Consejo Regional y el Concejo Municipal”
ÍNDICE
1. FINALIDAD
2. OBJETIVOS
3. ALCANCE
4. SIGLAS Y REFERENCIAS.
5. BASE LEGAL
6. DISPOSICIONES GENERALES
6.1 De la competencia del Sistema Nacional de Control
6.2 Principios
6.3 De los Informes que emite el Órgano de Control Institucional
6.4 Periodo de emisión del Informe del Jefe del OCI
6.5 Contenido del Informe del Jefe del OCI
6.6 Reglas en la presentación del Informe del Jefe del OCI
6.7. Del uso obligatorio del aplicativo informático de la Contraloría
6.8. Obligaciones del Jefe del OCI
6.9. Pautas a considerar por el Presidente del consejo regional o concejo municipal
6.10. Obligaciones del Titular de la entidad
6.11. Obligaciones del Operador del OCI
6.12. Supervisión del proceso de elaboración y presentación del Informe del Jefe de OCI
6.13. Notificaciones electrónicas
7. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
7.1. Proceso de elaboración del Informe del Jefe del OCI
7.1.1. Generación y registro
7.1.2. Firma y envío
7.2. Presentación del Informe del Jefe del OCI ante el consejo regional o concejo municipal
8. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES
PRIMERA.- Uso de la firma digital
SEGUNDA.- Absolución de consultas e interpretación de las disposiciones de la presente Directiva
TERCERA.- Participación presencial o virtual en sesión de consejo regional o concejo municipal.
9. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS TRANSITORIAS
PRIMERA.- Habilitación del Aplicativo Informático
SEGUNDA.- Presentación del primer Informe del Jefe del OCI
10. ANEXOS
Anexo N° 1: Glosario de Términos
Anexo N° 2: Estructura del Informe
1. FINALIDAD
Establecer las disposiciones que regulan el proceso de elaboración y presentación del Informe del Jefe del Órgano de Control Institucional ante el consejo regional o concejo municipal, en el marco de la Cuarta Disposición Complementaria Final de la Ley N° 31433, el artículo 77 de la Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y el artículo 30 de la Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades, respectivamente, con el propósito de informar las acciones desplegadas de lucha contra la corrupción e inconducta funcional, y tomar conocimiento de las denuncias, contribuyendo al ejercicio de las funciones de control y del estado del control del uso de los recursos y fondos públicos por parte del consejo regional o concejo municipal.
2. Objetivos
2.1 Establecer las disposiciones que regulen el proceso de elaboración y presentación del Informe del Jefe del Órgano de Control Institucional ante el consejo regional o concejo municipal; identificando las obligaciones y responsabilidades que correspondan.
2.2 Determinar la estructura del Informe el cual contiene información relevante y uniforme de los servicios de control y servicios relacionados que ejecutan los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control e información de la organización y recursos del Órgano de Control Institucional.
3. ALCANCE
Las disposiciones de la presente Directiva son de cumplimiento obligatorio, según corresponda para:
- Los gobiernos regionales.
- Los gobiernos locales.
- Los Órganos de Control Institucional, que tengan bajo su ámbito de control a los gobiernos regionales, municipalidades provinciales y municipalidades distritales.
- Los órganos, incluidos los desconcentrados y las unidades orgánicas de la Contraloría General de la República.
4. SIGLAS Y REFERENCIAS.
Aplicativo informático : Aplicativo informático de la Contraloría General de la República para la elaboración del Informe del Jefe del Órgano de Control Institucional.
Contraloría : Contraloría General de la República.
Entidad : Gobiernos regionales, municipalidades provinciales y municipalidades distritales.
Informe del Jefe del OCI : Informe del Jefe del Órgano de Control Institucional ante el consejo regional o concejo municipal.
Jefe del OCI : Jefe del Órgano de Control Institucional de los gobiernos regionales o gobiernos locales, según corresponda.
Ley N° 27785 : Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, y sus modificatorias.
Ley N° 27867 : Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, y sus modificatorias.
Ley N° 27972 : Ley Orgánica de Municipalidades, y sus modificatorias
Ley N° 31433 : Ley que modifica la Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades, y la Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, respecto a las atribuciones y responsabilidades de concejos municipales y consejos regionales, para fortalecer el ejercicio de su función de fiscalización.
OCI : Órgano de Control Institucional.
Sistema : Sistema Nacional de Control.
5. BASE LEGAL
- Constitución Política del Perú.
- Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales.
- Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.
- Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales.
- Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades.
- Ley N° 30742, Ley de Fortalecimiento de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control.
- Ley N° 31433, Ley que modifica la Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades, y la Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, respecto a las atribuciones y responsabilidades de Concejos Municipales y Consejos Regionales, para fortalecer el ejercicio de su función de fiscalización.
- Decreto Supremo N° 072-2003-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Decreto Supremo Nº 052-2008-PCM, Decreto Supremo que aprueba el Reglamento de la Ley Nº 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales.
- Decreto Supremo Nº 021-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Resolución de Contraloría Nº 392-2020-CG, que aprueba la Directiva Nº 020-2020-CG/NORM “Directiva de los Órganos de Control Institucional”.
- Resolución de Contraloría N° 295-2021-CG, que aprueba las Normas Generales de Control Gubernamental.
- Resolución de Contraloría N° 102-2022-CG que aprueba la Directiva N° 007-2022-CG/DOC “Notificaciones electrónicas en el Sistema Nacional de Control”.
- Resolución de Contraloría Nº 292-2022-CG, que aprueba la Directiva N° 020-2022-CG/GCSD “Servicio de Gestión de Denuncias”.
- Reglamento de Organización y Funciones de la Contraloría General de la República, vigente.
Las referidas normas incluyen sus respectivas disposiciones ampliatorias, modificatorias y conexas, de ser el caso.
6. DISPOSICIONES GENERALES
6.1 De la competencia del Sistema Nacional de Control
Los órganos del Sistema Nacional de Control ejercen el control gubernamental mediante la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en la captación, uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción; asimismo, reciben y atienden denuncias de la ciudadanía, relacionadas con las funciones de la administración pública; conforme se establece en los artículos 6 y 8, y el literal n) del artículo 22 de la Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.
6.2 Principios
El proceso de elaboración y presentación del Informe del Jefe del OCI ante el consejo regional o concejo municipal se sujeta, sin ser limitativos, a los siguientes principios que rigen el ejercicio del control gubernamental establecidos en el artículo 9 de la Ley N° 27785:
- La autonomía funcional, expresada en la potestad de los órganos de control para organizarse y ejercer sus funciones con independencia técnica y libre de influencias. Ninguna entidad o autoridad, funcionario o servidor público, ni terceros, pueden oponerse, interferir o dificultar el ejercicio de sus funciones y atribuciones de control.
- El carácter selectivo del control, entendido como el que ejerce el Sistema en las entidades, sus órganos y actividades críticas de los mismos, que denoten mayor riesgo de incurrir en actos contra la probidad administrativa.
- La reserva, por cuyo mérito se encuentra prohibido que durante la ejecución del control se revele información que pueda causar daño a la entidad, a su personal o al Sistema, o dificulte la tarea de este último.
- La publicidad, consistente en la difusión oportuna de los resultados de las acciones de control u otras realizadas por los órganos de control, mediante los mecanismos que la Contraloría General considere pertinentes.
6.3 De los Informes que emite el Órgano de Control Institucional
La elaboración y presentación del Informe del Jefe del OCI ante el consejo regional o concejo municipal constituye un servicio relacionado; debiendo ser registrado en el aplicativo informático que se implemente para tal fin.
En el marco de la Cuarta Disposición Complementaria Final de la Ley N° 31433, el Jefe del OCI emite Informes Trimestrales al consejo regional o al concejo municipal, acerca de las acciones desplegadas de lucha contra la corrupción e inconducta funcional y para tomar conocimiento de las denuncias que se presenten.
Asimismo, el Jefe del OCI del gobierno regional o del gobierno local, emite informe anual al consejo regional o al concejo municipal, según corresponda, acerca del ejercicio de sus funciones de control, y del estado del control del uso de recursos y fondos públicos, en el marco de lo dispuesto en el artículo 77 de la Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales; y, en el artículo 30 de la Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades.
6.4 Periodo de emisión del Informe del Jefe del OCI
El Jefe del OCI emite informes al consejo regional o al concejo municipal, según el siguiente detalle:
Los informes trimestrales con fecha de corte al último día calendario de cada trimestre, son elaborados con información acumulada, correspondiente a los periodos siguientes:
- Enero a marzo
- Enero a junio
- Enero a setiembre
- Enero a diciembre
Con el informe trimestral acumulado del período enero a diciembre, se cumple con la obligación prevista en el artículo 77 de la Ley N° 27867 y el artículo 30 de la Ley N° 27972, respecto del informe anual que el Jefe del OCI emite al consejo regional o al concejo municipal, respectivamente.
6.5 Contenido del Informe del Jefe del OCI
El informe del Jefe del OCI al consejo regional o concejo municipal contiene información estructurada, relevante y uniforme de los servicios de control y servicios relacionados que ejecuta en el marco del control gubernamental, y de las acciones desplegadas de lucha contra la corrupción e inconducta funcional. El informe se elabora de acuerdo a la estructura establecida en el Anexo N° 2 de la presente directiva.
En los casos que los gobiernos regionales o gobiernos locales cuenten con unidades ejecutoras, Organismos Públicos o Empresas, el informe del Jefe del OCI incluye información de tales entidades o dependencias.
6.6 Reglas en la presentación del Informe del Jefe del OCI
El Jefe del OCI, en sesión extraordinaria, informa al consejo regional o concejo municipal, el informe elaborado trimestralmente, y en el mismo acto, toma conocimiento de las denuncias que se presenten, relacionadas con el ámbito de su competencia, las cuales serán tramitadas conforme a la normativa aplicable emitida por la Contraloría General de la República.
Adicionalmente, en la presentación del informe correspondiente a los períodos de enero a junio y de enero a diciembre, la exposición de los resultados de control se efectúa, considerando las siguientes reglas:
- El Jefe del OCI de la municipalidad distrital concurre a la sesión de concejo municipal con el Jefe del OCI de la municipalidad provincial o por quien éste designe, quien expone los resultados de los servicios de control y servicios relacionados que correspondan al ámbito provincial.
- El Jefe del OCI de la municipalidad provincial concurre a la sesión de concejo municipal con el Gerente Regional de Control, a cuyo ámbito de control pertenece la referida entidad, o quien éste designe, quien expone los resultados de control que correspondan al ámbito regional y local.
- El Jefe del OCI del Gobierno Regional concurre a la sesión de consejo regional con el Gerente Regional de Control, a cuyo ámbito de control pertenece la referida entidad, o quien éste designe, quien expone los resultados de control que correspondan al ámbito nacional, regional y local, considerando su alcance territorial.
6.7 Del uso obligatorio del aplicativo informático de la Contraloría
El Jefe del OCI y de ser el caso, el operador del OCI utilizan de manera obligatoria el aplicativo informático de la Contraloría como una herramienta de trabajo, mediante el cual obtiene y registra la información que corresponda, facilitando la elaboración del Informe y su seguimiento.
6.8 Obligaciones del Jefe del OCI
El Jefe del OCI tiene las obligaciones siguientes:
a) Verificar que cuenta con acceso al aplicativo informático de la Contraloría y generar el Informe del Jefe del OCI, registrando el periodo a reportar.
b) Generar la solicitud de acceso del Operador del OCI, en el aplicativo informático, y asegurar que los accesos se mantengan actualizados y activos en forma permanente.
c) Supervisar el adecuado cumplimiento de las obligaciones del Operador del OCI.
d) Registrar, validar y mantener actualizada la información que corresponda en los sistemas informáticos de la Contraloría, así como en el aplicativo informático para la elaboración del Informe del Jefe del OCI, de acuerdo a la estructura del Informe contenido en el Anexo N° 2 de la presente Directiva.
e) Coordinar con el Jefe del OCI de los Organismos Públicos o Empresas del gobierno regional o gobierno local vinculadas, para que registre y mantenga actualizada la información que corresponda en los sistemas informáticos institucionales, para efectos de consolidarla en la elaboración del Informe del Jefe del OCI.
f) Registrar en el aplicativo informático, la información correspondiente a las unidades ejecutoras, Organismos Públicos o Empresas del gobierno regional o gobierno local, que no cuentan con OCI; para efectos de la elaboración del Informe del Jefe del OCI.
g) Requerir y coordinar con la entidad el envío de la información adicional o complementaria que será registrada en el aplicativo informático de la Contraloría para la elaboración del Informe del Jefe del OCI, dentro de la fecha de corte de los periodos establecidos en el numeral 6.4.
h) Firmar el Informe del Jefe del OCI y enviarlo al Presidente del consejo regional o concejo municipal, según corresponda, dentro del plazo previsto en el numeral 7.1.2.
i) Coordinar con el Presidente del consejo regional o concejo municipal, según corresponda, la fecha de la sesión extraordinaria para la presentación del Informe del Jefe del OCI, considerando el plazo establecido en el numeral 7.2.
j) Presentar el Informe del Jefe del OCI en sesión extraordinaria ante el consejo regional o concejo municipal, según corresponda, de acuerdo a las disposiciones señaladas en el numeral 7.2.
k) Tomar conocimiento, en la sesión extraordinaria de presentación del Informe del Jefe del OCI, de las denuncias que presenten los consejeros regionales o regidores municipales, debiendo recomendar en este estadío que la sesión extraordinaria se deba desarrollar de manera reservada.
l) Cautelar la reserva del contenido de la denuncia y la protección de la identidad del denunciante, salvo en los supuestos exceptuados, conforme a la normativa de la materia.
m) Otras obligaciones que se desprendan de la presente Directiva.
6.9 Pautas a considerar por el Presidente del consejo regional o concejo municipal
El Presidente del consejo regional o concejo municipal sigue las pautas siguientes:
a) Coordinar con el Jefe del OCI la fecha de la sesión extraordinaria para que se convoque a la misma y se le notifique al Jefe del OCI con suficiente antelación.
b) Otorgar las facilidades al Jefe del OCI y al personal que lo acompañe, para el acceso a los ambientes de la entidad, y la presentación en sesión extraordinaria o se brinde los accesos informáticos de ser una sesión virtual.
c) Brindar las facilidades para el uso de medios tecnológicos que coadyuven a la presentación del informe del Jefe del OCI en sesión extraordinaria, de ser una sesión presencial.
d) Invocar al consejo regional o concejo municipal, según corresponda, cautelar la reserva del contenido de la denuncia y la protección de la identidad del denunciante, salvo en los supuestos exceptuados, conforme a la normativa de la materia.
e) Otras que resulten necesarias para el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley N° 31433.
6.10 Obligaciones del Titular de la entidad
El Titular de la entidad tiene las obligaciones siguientes:
a) Remitir la información adicional o complementaria, solicitada en los plazos establecidos por el Jefe del OCI, para su registro en el aplicativo informático de la Contraloría.
b) Otras que resulten necesarias para el cumplimiento de lo dispuesto en la Cuarta Disposición Complementaria Final de la Ley N° 31433, el artículo 77 de la Ley N° 27867 y el artículo 30 de la Ley N° 27972.
6.11 Obligaciones del Operador del OCI
El Operador del OCI de la entidad tiene las obligaciones siguientes:
a) Apoyar con el registro en el aplicativo informático, de la información necesaria para la emisión del Informe del Jefe del OCI, coordinando para tal efecto con la entidad, así como los órganos y unidades orgánicas de la Contraloría.
b) Verificar que el aplicativo informático cuenta con toda la información automatizada de los sistemas informáticos de la Contraloría a fin de obtener la versión preliminar del Informe del Jefe del OCI.
c) Coadyuvar con el registro de la información adicional o complementaria requerida por el Jefe del OCI.
6.12 Supervisión del proceso de elaboración y presentación del Informe del Jefe del OCI
La Gerencia Regional de Control o la que haga sus veces, supervisa que el Jefe del OCI de cada entidad bajo su ámbito, elabore y presente al consejo regional o concejo municipal, el Informe correspondiente, cumpliendo las disposiciones, formalidades y plazos previstos en la presente Directiva.
La supervisión del proceso de elaboración y presentación del Informe del Jefe del OCI constituyen un servicio relacionado y su implementación es registrada en el aplicativo informático que corresponda.
6.13 Notificaciones electrónicas
Las notificaciones que efectúa el Jefe del OCI al presidente del consejo regional o del concejo municipal, respecto al envío del Informe del Jefe de OCI, se realiza obligatoriamente a través de la casilla electrónica asignada por la Contraloría, considerando la normativa aplicable para dicho efecto.
Excepcionalmente, cuando no sea posible efectuar la notificación electrónica, de acuerdo a los supuestos previstos en la Ley N° 30742, Ley de fortalecimiento de la Contraloría General de la República del Sistema Nacional de Control; en la Ley N° 31170, Ley que dispone la implementación de mesa de partes digitales y notificaciones electrónicas y, en los demás criterios objetivos establecidos en la normativa respectiva emitida por la Contraloría, el Jefe del OCI realiza las notificaciones a que se refiere el presente numeral a través de mesa de partes u otros medios que aseguren la efectividad y oportunidad de su entrega.
7. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
7.1 Proceso de elaboración del Informe del Jefe del OCI
El Jefe del OCI elabora el Informe a presentar ante el consejo regional o concejo municipal, según corresponda, de acuerdo a la estructura establecida en el Anexo N° 2 de la presente Directiva, según las etapas siguientes:
7.1.1 Generación y registro.
7.1.2 Firma y envío.
7.1.1 Generación y registro
En el aplicativo informático de la Contraloría, el Jefe del OCI registra el período del Informe, de acuerdo a los períodos establecidos en el numeral 6.4 de la presente Directiva, y genera en forma automatizada una versión preliminar del Informe que contiene información que debe ser revisada y validada por el Jefe del OCI obligado a su presentación ante el consejo regional o concejo municipal.
La versión preliminar del Informe del Jefe del OCI tiene como base, principalmente, los datos registrados en los sistemas informáticos a cargo de la Contraloría, respecto a los servicios de control y servicios relacionados que correspondan a su ámbito de control, así como de los aplicativos informáticos de la Contraloría relacionados con la gestión de las denuncias ciudadanas, el Sistema de Control Interno de las entidades públicas y el proceso de Rendición de Cuentas de Titulares y Transferencia de Gestión.
Revisada la información que contiene la versión preliminar del Informe por parte del Jefe del OCI, este, de considerarlo, puede requerir y coordinar con los órganos y unidades orgánicas de la Contraloría, que correspondan, el envío de la información adicional o complementaria que resulte necesaria para efectos del Informe. La información remitida es registrada por el Jefe del OCI, en el aplicativo informático de la Contraloría para la elaboración del Informe. Asimismo, para tal efecto, de ser necesario, el Jefe del OCI, debe gestionar la aclaración o corrección de la información registrada en el aplicativo informativo, respecto del período correspondiente sobre el cual informará al consejo regional o concejo municipal.
Cuando la entidad del gobierno regional o gobierno local, tenga unidades ejecutoras, Organismos Públicos o Empresas, el Informe del Jefe del OCI debe contener la información de los servicios de control y servicios relacionados ejecutados en aquellas, para cuyo fin, el Jefe del OCI del gobierno regional o del gobierno local coordina con el Jefe del OCI de las referidas entidades la remisión de la respectiva información, la misma que registra y consolida en el aplicativo informático de la Contraloría, para obtener el Informe de acuerdo a la estructura establecida en el Anexo N° 2 de la presente Directiva.
El Jefe del OCI coordina con el Operador del OCI, a fin que coadyuve con el registro de la información, brindándole las facilidades necesarias para dicho fin. Una vez culminado el registro, queda a disposición del Jefe del OCI para su revisión, considerando no exceder el plazo establecido para la firma del Informe de Jefe de OCI.
7.1.2 Firma y envío.
El Jefe del OCI firma digitalmente su Informe en un plazo máximo de quince (15) días hábiles posteriores a la fecha de corte establecido en el numeral 6.4, a través del aplicativo informático implementado por la Contraloría para tal fin. El aplicativo genera la constancia que acredita la elaboración y suscripción del informe.
El Jefe del OCI envía un ejemplar de su informe elaborado trimestralmente, en los siguientes meses:
- En abril, se envía el informe del período de enero a marzo
- En julio, se envía el informe del período de enero a junio
- En octubre, se envía el informe del período de enero a setiembre
- En febrero del año siguiente, se envía el informe del período de enero a diciembre
Dichos informes son enviados obligatoriamente a través de casilla electrónica, y excepcionalmente por mesa de partes u otros medios que aseguren la efectividad y oportunidad de su entrega al presidente del consejo regional o concejo municipal, o quien haga sus veces, según corresponda, para su conocimiento, e iniciar las gestiones de la programación de la fecha de la sesión extraordinaria de presentación del Informe.
Los datos de recepción (como mínimo: fecha, hora, número de casilla o el nombre de la persona que recibió el Informe), deben registrarse en el aplicativo informático.
7.2 Presentación del Informe del Jefe del OCI ante el consejo regional o concejo municipal
Para la presentación del Informe en la sesión extraordinaria del consejo regional o concejo municipal, el Jefe del OCI desarrolla las actividades siguientes:
i) Realizar la presentación del Informe en la sesión extraordinaria del consejo regional o concejo municipal, según corresponda, como máximo en los siguientes meses:
- Hasta junio, para el informe del período de enero a marzo
- Hasta setiembre, para el informe del período de enero a junio
- Hasta diciembre, para el informe del período de enero a setiembre
- Hasta marzo del año siguiente, para el informe del período de enero a diciembre
La actuación del Jefe del OCI en la citada sesión debe sujetarse a las normas de conducta y desempeño profesional y personal, concordante con los principios y deberes establecidos por la Contraloría, sin que esto suponga una afectación a su independencia o imparcialidad en el ejercicio de la función de control.
ii) Tomar conocimiento de las denuncias que, en sesión extraordinaria, los consejeros regionales o regidores municipales presenten, debiendo mantener y cautelar la reserva del contenido de la denuncia y la protección al denunciante, conforme al literal n) del artículo 22 de la Ley N° 27785 y demás normativa que resulte aplicable.
iii) Registrar en el aplicativo informático, la cantidad de denuncias recibidas en sesión extraordinaria de los consejeros regionales y regidores municipales, otorgando el tratamiento que corresponda a las mismas, o derivándolas ante la autoridad competente, de acuerdo con la normativa aplicable.
iv) Adicionalmente, para la presentación del informe de los períodos de enero a junio y de enero a diciembre, el Jefe del OCI de la Municipalidad Distrital coordina con el Jefe del OCI de la Municipalidad Provincial; el Jefe del OCI de la Municipalidad Provincial coordina con el Gerente Regional de Control y el Jefe del OCI del Gobierno Regional coordina con el Gerente Regional de Control, según corresponda, a fin que éstos también presenten los resultados de control correspondientes, de acuerdo a las reglas mencionadas en el numeral 6.6.
El Jefe del OCI de la Municipalidad Provincial o el Gerente Regional de Control que también participa en las sesiones extraordinarias antes citadas, pueden designar a un colaborador en su representación, de ser el caso.
v) Culminada la presentación de la información, el Jefe del OCI debe registrar en el aplicativo informático, la información sobre la sesión extraordinaria, con datos como: fecha y hora en la que se llevó a cabo la sesión extraordinaria, datos de los consejeros regionales así como de los regidores municipales, según corresponda, y que estuvieron presentes en la sesión.
8. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES
Primera.- Uso de la firma digital
Para la emisión del Informe del Jefe del OCI, éste debe contar con firma digital, sea que cuente con certificado digital de persona jurídica o persona natural ante el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil - RENIEC.
En el caso excepcional que no cuente con firma digital, debe firmar el Informe en formato físico, adjuntarlo en formato PDF en el aplicativo informático de la Contraloría, y archivar el original para su custodia.
Segunda.- Absolución de consultas e interpretación de las disposiciones de la presente Directiva
La Gerencia de Prevención y Auditoría de Desempeño, a través de la Subgerencia de Prevención e Integridad, o la que haga sus veces, es competente para absolver las consultas e interpretar la aplicación de la presente Directiva, contando con la opinión jurídica o técnica de los órganos competentes, cuando corresponda.
Tercera.- Participación presencial o virtual en sesión de consejo regional o concejo municipal
El Jefe del OCI coordina con el Presidente del consejo regional o concejo municipal, según corresponda, la fecha de la sesión extraordinaria para la presentación del Informe del Jefe del OCI, considerando lo establecido en el literal i) del numeral 6.8 y el numeral 7.2 de la presente Directiva, la misma que podrá desarrollarse de forma presencial según las coordinaciones entre las partes y teniendo en cuenta la capacidad técnica del OCI correspondiente. Excepcionalmente el Jefe del OCI puede efectuar la presentación del Informe del Jefe del OCI, en sesión virtual realizada conforme a lo dispuesto en la Ley N° 31270, Ley que regula las sesiones virtuales de Consejos Regionales y Concejos Municipales.
9. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS TRANSITORIAS
Primera.- Habilitación del Aplicativo Informático
La Contraloría comunicará la habilitación del aplicativo informático para el registro de las actividades establecidas en el proceso de elaboración del Informe del Jefe del OCI.
En tanto, no se comunique la referida habilitación, el proceso de elaboración del Informe del Jefe del OCI se desarrolla a través del medio que la Contraloría establezca.
Segunda.- Presentación del primer Informe del Jefe del OCI
La presentación del primer Informe del Jefe del OCI en sesión de consejo regional o concejo municipal, corresponde al Informe que tendrá como fecha de corte a marzo de 2023, incluyendo de manera excepcional, información acumulada desde el año 2022.
10. ANEXOS
Anexo N° 1: Glosario de Términos
Anexo N° 2: Estructura del Informe
Anexo N° 1: Glosario de Términos
Para fines de la presente Directiva se consideran las definiciones siguientes:
1. Concejo municipal
El concejo municipal, provincial y distrital, está integrado por el alcalde y el número de regidores que establezca el Jurado Nacional de Elecciones, conforme a la Ley de Elecciones Municipales. El concejo municipal ejerce funciones normativas y fiscalizadoras.
2. Consejo regional
El consejo regional está integrado por los consejeros regionales, elegidos por sufragio directo. El consejo regional ejerce funciones normativas y fiscalizadoras.
3. Organismos Públicos de los Gobiernos Regionales o Gobiernos Locales
Los Organismos Públicos de los Gobiernos Regionales o Gobiernos Locales, son creados, para ejercer determinadas competencias de los citados Gobiernos. Si estas cuentan con un régimen especial transitorio, deben tener un plazo determinado.
4. Servicios de Control
Los servicios de control constituyen un conjunto de procesos cuyos productos tienen como propósito dar una respuesta satisfactoria a las necesidades de control gubernamental que corresponde atender a los órganos del Sistema.
5. Servicios relacionados
Los servicios relacionados están vinculados a los procesos de carácter técnico y especializado derivados de atribuciones o encargos legales, que generan productos distintos a los servicios de control previo, simultáneo y posterior; y que son llevados a cabo por los órganos del Sistema con el propósito de coadyuvar al desarrollo del control gubernamental.
6. Titular de la entidad
Es el alcalde o gobernador regional, que tiene la condición de máxima autoridad jerárquica institucional del Gobierno Local (Municipalidades Provinciales y Municipalidades Distritales). o Gobierno Regional, respectivamente.
7. Unidad Ejecutora
Es el nivel descentralizado u operativo de los Pliegos del gobierno nacional y de gobierno regional, que administra los ingresos y gastos públicos y se vincula e interactúa con la Oficina de Presupuesto del Pliego o la que haga sus veces.
Anexo N° 2: Estructura del Informe
I. Datos Generales
1.1 Datos de la entidad
1.2 Datos del Órgano de Control Institucional
II. Información de los servicios de control
2.1 Servicios de control posterior
2.2 Servicios de control simultáneo
III. Información de los servicios relacionados
IV. Limitaciones al ejercicio del control gubernamental
V. Recomendaciones.
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