Conforman el Centro de Operaciones de Emergencia del Sector Relaciones Exteriores - COES RE y aprueban Directiva con los lineamientos para su funcionamiento
Resolución Ministerial
Nº 0808-2022-RE
Lima, 23 de diciembre de 2022
VISTOS:
El memorándum (OGI) Nº OGI00331/2022, de 30 de noviembre de 2022, de la Oficina General de Apoyo a la Gestión Institucional; el memorándum (OPP) N.º OPP002259/2022, de 1 de diciembre del 2022, de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto; y el Memorándum (LEG) N.º LEG02305/2022, de 12 de diciembre de 2022, de la Oficina General de Asuntos Legales; y,
CONSIDERANDO:
Que, mediante Ley Nº 29664, se crea el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres (SINAGERD) como un sistema interinstitucional, sinérgico, descentralizado, transversal y participativo, con la finalidad de identificar y reducir los riesgos asociados a peligros o minimizar sus efectos, así como evitar la generación de nuevos riesgos, y preparación y atención ante situaciones de desastres mediante el establecimiento de principios, lineamientos de política, componentes, procesos e instrumentos de la Gestión del Riesgo de Desastres;
Que, mediante Decreto Supremo Nº 048- 2011-PCM, se aprueba el Reglamento de la Ley N.º 29664 que crea el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres (SINAGERD);
Que, el numeral 50.1 del artículo 50 del Reglamento de la Ley Nº 29664, que crea el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres (SINAGERD), aprobado por Decreto Supremo Nº 048-2011-PCM y modificatorias, establece que los Centros de Operaciones de Emergencia – COE, son órganos que funcionan de manera continua en el monitoreo de peligros, emergencias y desastres, así como en la administración e intercambio de la información, para la oportuna toma de decisiones de las autoridades del Sistema, en sus respectivos ámbitos jurisdiccionales;
Que, de acuerdo con el numeral 52.1 del artículo 52 del citado Reglamento, se establece que los Sectores Nacionales a través de sus Ministerios, activarán sus Centros de Operaciones de Emergencia, en concordancia con sus competencias y los lineamientos que dicta el Ente Rector a propuesta del Instituto Nacional de Defensa Civil - INDECI;
Que, el numeral 53.1 del artículo 53 de dicho Reglamento, establece que los Centros de Operaciones de Emergencia, en todos sus niveles, permanentemente obtienen, recaban y comparten información sobre el desarrollo de las emergencias, desastres o peligros inminentes, y proporcionan la información procesada disponible que requieran las autoridades encargadas de conducir o monitorear emergencias, así como a los COE de los niveles inmediatos respectivos, para coadyuvar a la toma de decisiones de las autoridades correspondientes;
Que, mediante Decreto Supremo Nº 115-2022-PCM, se aprueba el Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres – PLANAGERD 2022 – 2030, el cual establece como Acción Estratégica Multisectorial 5.1 “Fortalecer capacidades de preparación para la respuesta con carácter inclusivo y enfoque de género e intercultural”, que contiene como servicio 5.1. Capacidad instalada para la respuesta, y como acción objetiva 5.1.4. Monitoreo de peligro inminente, emergencias y desastres;
Que, el sub numeral 5.1.1 del numeral 5.1 de los Lineamientos para la Organización y Funcionamiento de los Centros de Operaciones de Emergencia, aprobados por Resolución Ministerial Nº 258-2021-PCM, establece que los COE cuentan con una estructura funcional que consideran áreas, las cuales están conformadas por puestos y módulos para la coordinación, monitoreo y procesamiento de información, de acuerdo al nivel de gobierno;
Que, el sub numeral 5.2.1 del numeral 5.2 de los precitados Lineamientos, establece como requisitos mínimos para el funcionamiento de los COE: formar parte de la estructura organizacional de cada entidad pública (INDECI, Ministerio, Gobierno Regional o Gobierno Local) con dependencia directa de la máxima autoridad, debiendo funcionar de manera permanente las 24 horas, los 365 días del año, en el seguimiento y monitoreo de peligros, peligros inminentes, emergencias y desastres;
Que, el literal b) del numeral 6.2 de los mencionados Lineamientos, establece que los COES de tipo C, corresponde a los ministerios MEF y RREE, los cuales se activan en los niveles de emergencia 4 y 5, y, para su funcionamiento, toman en cuenta la siguiente estructura: Área de Dirección: Jefe del COES (Ministro), Coordinador del COES, y Área Operativa: Modulo de Operaciones, Modulo de Comunicaciones;
Que, el literal o) del artículo 46 del Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, aprobado por Decreto Supremo Nº 135-2010-RE, establece que, entre otras funciones, le corresponde a la Oficina General de Apoyo a la Gestión Institucional, velar por la seguridad integral de las sedes del Ministerio en Lima y supervisar las acciones en caso de desastres e incendios en dichas sedes;
Que, con la Resolución Ministerial Nº 1291-2012-RE, se constituye y conforma el Grupo de Trabajo de la Gestión de Riesgos de Desastres del Ministerio de Relaciones Exteriores, como espacio interno de articulación para el cumplimiento de las funciones de la gestión del riesgo de desastres;
Que, por Resolución Ministerial Nº 0125-2019-RE, se modifica la conformación del Grupo de Trabajo de la Gestión del Riesgo de Desastres del Ministerio de Relaciones Exteriores (GTGRD-MRE);
Que, mediante Memorándum (OPP) Nº OPP02259/2022, de 1 de diciembre de 2022, la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, a través de la Oficina de Racionalización y Métodos, emite opinión favorable para la conformación del Centro de Operaciones de Emergencia del Sector Relaciones Exteriores - COES RE y de la Directiva “Lineamientos para el funcionamiento del Centro de Operaciones de Emergencia del Sector Relaciones Exteriores - COES RE”;
Que, mediante Memorándum (LEG) Nº LEG02305/2022, de 12 de diciembre de 2022, la Oficina General de Asuntos Legales, en el marco de la normativa señalada, estima legalmente procedente la conformación del Centro de Operaciones de Emergencia del Sector Relaciones Exteriores – COES RE;
Que, en tal contexto, resulta necesario conformar un Centro de Operaciones de Emergencia del Sector Relaciones Exteriores - COES RE y aprobar una directiva que regule el funcionamiento de dicho Centro de Operaciones de Emergencia sectorial, a fin de coadyuvar a la oportuna toma de decisiones en gestión de riesgos de desastres;
Con la opinión favorable y los visados de la Secretaría General, de la Oficina General de Apoyo a la Gestión Institucional, de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, y de la Oficina General de Asuntos Legales;
De conformidad con lo dispuesto en la Ley Nº 29357, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, y su Reglamento de Organización y Funciones, aprobado por Decreto Supremo Nº 135-2010-RE;
SE RESUELVE:
Artículo 1.- Conformación
Se conforma el Centro de Operaciones de Emergencia del Sector Relaciones Exteriores – COES RE, dependiente del Despacho Ministerial, el mismo que está conformado por:
a) El/La Jefe/a del COES RE, a cargo del/de la Ministro/a de Relaciones Exteriores.
b) El/La Coordinador/a del COES RE, a cargo del/de la Jefe/a de la Oficina de Seguridad de la Oficina General de Apoyo a la Gestión Institucional.
c) El Módulo Operaciones.
d) El Módulo Comunicaciones.
Artículo 2.- Aprobación
Se aprueba la Directiva Nº 014-2022 OGI/RE “Lineamientos para el Funcionamiento del Centro de Operaciones de Emergencia del Sector Relaciones Exteriores – COES RE” que, como anexo, forma parte integrante de la presente Resolución.
Artículo 3.- Implementación
Se dispone que, en un plazo de sesenta (60) días calendario, se realicen las acciones para la implementación del Centro de Operaciones de Emergencia del Sector Relaciones Exteriores – COES RE, dentro del marco presupuestal vigente, de conformidad con la normativa aplicable sobre la materia.
Artículo 4.- Notificación
Se encarga a la Oficina de Gestión Documental y Archivo de la Oficina General de Apoyo a la Gestión Institucional, la notificación de la presente resolución al Instituto Nacional de Defensa Civil – INDECI y a los órganos y unidades orgánicas del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Artículo 5.- Publicación
Se dispone que la Oficina General de Comunicación publique la presente resolución y su anexo en la Plataforma Digital Única del Ministerio de Relaciones Exteriores (www.gob.pe/rree) y en el Diario Oficial El Peruano, el mismo día aprobada, para su difusión y cumplimiento.
Regístrese, comuníquese y publíquese.
Ana Cecilia Gervasi Díaz
Ministra de Relaciones Exteriores
LINEAMIENTOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL CENTRO DE OPERACIONES DE EMERGENCIA DEL SECTOR RELACIONES EXTERIORES - COES RE
1. FINALIDAD
Establecer lineamientos para el funcionamiento del Centro de Operaciones de Emergencia del Sector Relaciones Exteriores, en adelante COES RE, a fin de optimizar su gestión en el marco de la Gestión del Riesgo de Desastres.
2. ALCANCE
La presente Directiva es de aplicación y cumplimiento por el COES RE y todos los órganos y unidades orgánicas del Ministerio de Relaciones Exteriores, en adelante MRE, así como del organismo público adscrito al sector.
3. BASE LEGAL
NORMAS GENERALES
a. Decreto Supremo Nº 054-2018-PCM, Decreto Supremo que aprueba los Lineamientos de Organización del Estado.
b. Decreto Supremo Nº 008-2019-MIMP, Decreto Supremo que aprueba la Política Nacional de Igualdad de Género.
NORMAS INSTITUCIONALES
c. Ley Nº 29357, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.
d. Decreto Supremo Nº 135-2010-RE, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.
e. Resolución Ministerial Nº 1291-2012-RE, modificada por Resolución Ministerial Nº 0125-2019-RE, que constituye y conforma el Grupo de Trabajo de la Gestión de Riesgo de Desastres en el Ministerio de Relaciones Exteriores.
f. Resolución Ministerial Nº 0005-2022-RE, que delega facultades en diversos funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores durante el Año Fiscal 2022.
g. Resolución de Secretaría General Nº 0979-2015-RE, que aprueba la Directiva Nº 006-2015 OPP/RE “Disposiciones para la Formulación de Directivas”.
h. Resolución de Secretaría General Nº 1676-2019-RE, que aprueba la Directiva Nº 012-2019-ORH/RE “Lineamientos para el Uso del Lenguaje Inclusivo en las Comunicaciones”.
i. Resolución de Secretaría General Nº 0829-2021-RE, que aprueba la Directiva Nº 007-2021-ORH/RE “Lineamientos para la Transversalización del Enfoque de Género”.
NORMAS ESPECÍFICAS
j. Ley Nº 29664, Ley que crea el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres (SINAGERD).
k. Decreto Supremo Nº 048-2011-PCM, Reglamento de la Ley Nº 29664, Ley del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres (SINAGERD).
l. Resolución Ministerial Nº 258-2021-PCM, “Lineamientos para la organización y funcionamiento de los Centros de Operaciones de Emergencia - COE”.
m. Decreto Supremo Nº 038-2021-PCM, Decreto Supremo que aprueba la Política Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres al 2050.
n. Decreto Supremo Nº 115-2022-PCM, Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres-PLANGERD 2022-2030.
Las normas mencionadas en la base legal de la presente Directiva incluyen sus disposiciones modificatorias, reglamentarias, complementarias y conexas.
4. DISPOSICIONES GENERALES
4.1. Del COES RE
4.1.1. El COES RE es el órgano que depende directamente del Despacho Ministerial y funciona de manera permanente las 24 horas, los 365 días del año, en el seguimiento y monitoreo de peligros, peligros inminentes, emergencias y desastres, así como en la administración e intercambio de información para la oportuna toma de decisiones.
4.1.2. El COES RE tiene una organización de Tipo “C” (Ver anexo 1), que se activa en los niveles de emergencia 4 y 5, con todos sus módulos, en concordancia con sus competencias y los lineamientos que dicta el ente Rector.
5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
5.1. Funciones del COES RE
5.1.1. Jefe/a del COES RE
El/La Jefe/a del COES RE es el/la Ministro/a de Relaciones Exteriores, que es el/la responsable de conformar el COES RE y es responsable de la toma de decisiones.
5.1.2. Coordinador/a del COES RE
El/La coordinador/a del COES RE, es el/la jefe/a de la Oficina de Seguridad de la Oficina General de Apoyo a la Gestión Institucional, encargado/a de dirigir, administrar, supervisar, evaluar y coordinar las acciones relacionadas con las actividades del COES RE. Tiene las siguientes funciones:
a) Proporcionar información sobre el monitoreo de peligros, peligros inminentes, emergencias y desastres, para la toma de decisiones de las autoridades en acciones vinculadas a la gestión reactiva, mediante diferentes productos: reporte de emergencia, informe de emergencia, nota de prensa, inventario de recursos, boletín informativo, resumen ejecutivo de emergencia.
b) Compartir información real y oportuna entre los COE en los tres niveles de gobierno, con la finalidad de coadyuvar a la toma de decisiones de las autoridades en sus respectivos ámbitos jurisdiccionales.
c) Facilitar la gestión e intercambio de información que permita la interrelación de esfuerzos técnicos-políticos para la coordinación y operación conjunta de los actores que participan para la oportuna toma de decisiones.
d) Suministrar información al SINAGERD y autoridades competentes.
e) Asumir las funciones del módulo de evaluador.
f) Proveer de información confiable y oportuna a el/la Jefe/a del COES RE.
5.1.3. Módulo de Operaciones
El Módulo de Operaciones es responsable de monitorear, almacenar, validar, procesar, consolidar y registrar la información de la evaluación de daños y las acciones realizadas por el Sector, en el Sistema Información Nacional para la Respuesta y Rehabilitación (SINPAD), según corresponda. Tiene las siguientes funciones:
a) Monitorear permanentemente las 24 horas del día, los 365 días del año, los peligros, peligros inminentes, emergencias y desastres que puedan afectar las instalaciones del Sector.
b) Elaborar informes de peligros, peligros inminentes, emergencias y desastres, así como reportes consolidados de requerimientos; proporcionándoselos al evaluador, para su revisión, aprobación y distribución correspondiente.
c) Monitorear, realizar el seguimiento y consolidar las acciones relacionadas a las Declaratorias de Estado de Emergencia.
d) Comunicar a el/la Coordinador/a del COES RE, sobre las actividades desarrolladas por el Módulo de Operaciones.
5.1.4. Módulo de Comunicaciones
El Módulo de Comunicaciones, es responsable de administrar adecuadamente los medios de comunicación, garantizando su operatividad y disponibilidad en los módulos.
Puede desarrollar las funciones de los módulos que no se encuentran activos, de acuerdo con su condición de funcionamiento; debiendo mantenerse siempre activo, mientras incorporen los otros módulos, cumpliendo servicios rotativos para los días no laborables y horarios nocturnos, de ser necesarios. Tiene las siguientes funciones:
a) Recibir y transmitir las comunicaciones del COES RE.
b) Asegurar el correcto empleo de los medios telefónicos y equipos de radio; y mantener informado a el/la Coordinador/a del COES RE sobre el estado de operatividad de los equipos.
c) Mantener activa, en forma permanente, la Red de Comunicaciones del COES RE.
d) Actualizar permanentemente el Directorio Telefónico.
e) Comunicar a el/la Coordinador/a del COES RE, sobre las actividades desarrolladas por el Módulo de Comunicaciones.
f) Difusión inmediata de los Boletines de Alerta del INDECI que le envíe el/la Coordinador/a del COES RE.
g) Informar a el/la Coordinador/a del COES RE, de las actividades y gestiones realizadas como encargado del turno de servicio.
5.2. Condiciones de funcionamiento del COES RE
Las Condiciones de Funcionamiento del COES RE se determinan según los siguientes estados de alerta:
a) Alerta Roja: Condición de Funcionamiento I
b) Alerta Amarilla: Condición de Funcionamiento II
c) Alerta Verde: Condición de Funcionamiento III
El COES RE funciona permanentemente en Condición III. El cambio a la Condición de Funcionamiento I o II, depende de la ocurrencia de una emergencia o presencia de peligros que afecten al Sector, en diversos grados de daños o de riesgo, y previa Declaratoria del Estado de Emergencia.
5.3. Características de operación de las condiciones de funcionamiento del COES RE
5.3.1. Condición I
a) Situación: “Desastre” (Implica la activación de planes de Contingencia y de Continuidad Operativa)
b) Tratamiento de Desastres – coordinación con el Grupo de Trabajo de Gestión del Riesgo de Desastres y el Grupo de Comando de Continuidad Operativa.
c) Módulos en funcionamiento:
• Módulo de Operaciones.
• Módulo de Comunicaciones.
Apoyo técnico de la Oficina de Tecnologías de la Información de la Oficina General de Apoyo a la Gestión Institucional, y del Equipo de Mantenimiento de la Oficina de Logística de la Oficina General de Administración.
d) Funcionamiento: 24 horas
e) Cubrimiento del Personal: 100%
5.3.2. Condición II
a) Situación: “Emergencia”.
b) Tratamiento de Emergencias Mayores – Implica una mayor participación Sectorial.
c) Módulos en funcionamiento:
• Módulo de Operaciones.
• Módulo de Comunicaciones.
d) Funcionamiento: 24 horas.
e) Cubrimiento del Personal: 60%.
5.3.3. Condición III
a) Situación: “Normal”
b) Tratamiento de Emergencias Menores.
c) Módulos en funcionamiento:
• Módulo de Operaciones.
• Módulo de Comunicaciones.
d) El Módulo de Operaciones realiza actividades de coordinación y respuesta, cuando lo requiera el Módulo Intersectorial del INDECI.
e) Funcionamiento: 10 horas (08:00 a 18:00 horas), excepto el Módulo de Comunicaciones (24 horas).
f) Cubrimiento del Personal: 20%.
Las alertas y activación de las diferentes condiciones de funcionamiento del COES RE, para procesar eficaz y oportunamente la información sobre emergencias, desastres, peligros, y peligros inminentes, requerirán progresivamente de la participación de un mayor número de servidores/as del Ministerio de Relaciones Exteriores; por lo que el trabajo administrativo necesariamente deberá reducirse a turnos de servicio en cada módulo, por un periodo de tiempo y de acuerdo a la situación de la emergencia o desastre que lo requiera.
5.4. De la coordinación y articulación del COES RE
5.4.1. El COES RE coordina e intercambia información validada relacionada a peligros, peligros inminentes, emergencias y desastres, y las acciones que se vienen ejecutando para la atención de la emergencia o desastre con el Centro de Operaciones de Emergencia Nacional - COEN, de acuerdo con su ámbito de competencia.
5.4.2. El COES RE, coordina permanentemente con las unidades de organización, así como con el organismo adscrito, la información sobre peligros, peligros inminentes, emergencias y desastres, a fin de garantizar una oportuna respuesta a las situaciones mencionadas.
5.5. De la implementación del COES RE
El COES RE debe contar con recursos humanos, equipamiento, recursos logísticos (Ver anexo 2) y espacios físicos, para el cumplimiento de sus funciones, según su competencia y responsabilidad, que se financia dentro del marco presupuestal vigente, de conformidad con la normativa aplicable sobre la materia.
6. RESPONSABILIDADES
6.1. Del COES RE
El/La Jefe/a del COES RE es responsable de dar cumplimiento a los lineamientos contenidos en la presente Directiva.
6.2. De la Oficina de Seguridad
La Oficina de Seguridad de la Oficina General de Apoyo a la Gestión Institucional, es responsable de proponer la actualización de la presente Directiva como parte del proceso de mejora continua.
ANEXOS
Anexo 1 Organización COES RE
Anexo 2 Equipamiento y recursos
ANEXO 1
Organización (Tipo “C”) COES RE
ORGANIGRAMA COES RE
ANEXO 2
EQUIPAMIENTO Y RECURSOS
Recursos Humanos
Equipos Informáticos
Software
Equipos de Comunicación
Servicios
2140777-1