Modifican la Directiva Nº 001-2018-AGN/DAI, “Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público”

RESOLUCIÓN JEFATURAL

Nº 121-2022-AGN/JEF

Lima, 22 de junio de 2022

VISTOS el Memorándum Nº 157-2022-AGN/DDPA, de fecha 16 de junio de 2022, de la Dirección de Desarrollo de Políticas Archivísticas; el Informe Nº 050-2022-AGN/DDPA-AINA, suscrito el 21 de junio de 2022, del Área de Investigación y Normas Archivísticas de la Dirección de Desarrollo de Políticas Archivísticas; el Informe Nº 237-2022-AGN/SG-OAJ, de fecha 22 de junio de 2022, de la Oficina de Asesoría Jurídica; y

CONSIDERANDO

Que el artículo 4 de la Ley Nº 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos, establece que el Archivo General de la Nación —en adelante AGN— es el órgano rector del referido sistema y conforme al literal b del artículo 5 de la citada ley establece como uno de los fines del AGN normar y racionalizar la producción administrativa y eliminación de documentos en la Administración Pública a nivel nacional; asimismo, en concordancia a lo dispuesto en el literal e del artículo 10 del Reglamento de la Ley Nº 25323, aprobado con el Decreto Supremo Nº 008-92-JUS, y sus modificatorias, son funciones del AGN normar la producción y eliminación de documentos de los archivos públicos a nivel nacional;

Que conforme al artículo 10 y 21 del TUO de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, aprobado mediante el Decreto Supremo Nº 021-2019-JUS, es necesario que el Estado, a través del Archivo General de la Nación, establezca la regulación para crear, mantener y conservar la información contenida en los documentos públicos, siendo de su facultad hacer efectiva la eliminación de dichos documentos en los plazos de acuerdo a la normatividad vigente;

Que de acuerdo a lo previsto en el artículo 22 y el literal a del artículo 23 del Reglamento de Organización y Funciones – ROF del AGN, aprobado por el Decreto Supremo Nº 005-2018-MC, la Dirección de Desarrollo de Políticas Archivísticas está encargada de proponer y elaborar las propuestas de políticas y normas relativas a los procesos archivísticos. Por otro lado, el literal f del artículo 27 del acotado ROF establece como función de la Dirección de Archivo Intermedio emitir opinión técnica vinculante en las materias de su competencia;

Que a través del literal a del numeral 1.13 de la Resolución Jefatural Nº 028-2021-AGN/J, publicada en el Diario Oficial El Peruano el 6 de abril de 2021, se asigna al Área de Investigación y Normas Archivísticas, dependiente de la Dirección de Desarrollo de Políticas Archivísticas, la función de proponer políticas y normas conducentes al desarrollo archivístico mediante anteproyectos para los integrantes del Sistema Nacional de Archivos;

Que mediante el artículo 2 de la Resolución Jefatural Nº 242-2018-AGN/J, de fecha 24 de octubre de 2018, se aprueba la Directiva Nº 001-2018-AGN/DAI, “Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público”. Posteriormente, mediante los artículos primero y segundo de la Resolución Jefatural Nº 029-2019-AGN/J, de fecha 25 de enero de 2019, se modifica la Directiva Nº 001-2018-AGN/DAI en el extremo del literal c de las VIII Disposiciones Generales, y se mantienen subsistentes los demás extremos de la acotada directiva;

Que, por otro lado, el literal c del numeral 8.4.4 del punto 8 de la Directiva Nº 001-2021-AGN/SG, Lineamientos para la elaboración y aprobación de documentos normativos en el Archivo General de la Nación, aprobada con la Resolución Jefatural Nº 055-2021-AGN/JEF, establece que la modificación de documentos normativos procede cuando se requiere precisar, aclarar, ampliar, incorporar alcances adicionales a un documento normativo vigente;

Que a través de la Resolución Jefatural Nº 091-2022-AGN/JEF, de fecha 11 de mayo de 2022, se aprueba la prepublicación de la propuesta normativa por el periodo de quince (15) días calendario, a partir del día siguiente a su publicación en el Diario Oficial El Peruano, desde el 14 al 28 de mayo de 2022, periodo en el cual, en el marco de sus competencias, la Dirección de Desarrollo de Políticas Archivísticas, a través del Área de Investigación y Normas Archivísticas, efectuó la recepción de comentarios y/o contribuciones y el llenado de la matriz correspondiente. Sobre ello y contando con las opiniones favorables de los órganos involucrados, mediante la Resolución Jefatural Nº 119-2022-AGN/JEF, de fecha 14 de junio de 2022, se modifica e incorpora incisos a la Directiva Nº 001-2018-AGN/DAI, “Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público”;

Que mediante el Informe Nº 050-2022-AGN/DDPA-AINA, el Área de Investigación y Normas Archivísticas informa que, de acuerdo con el análisis desarrollado en el Informe Nº 048-2022-AGN/DDPA-AINA, se identificaron aspectos que, entre otros aspectos, permitirán la implementación ordenada de las modificaciones propuestas; sin embargo, ha advertido que cuatro puntos centrales concernientes a dicha aplicación no han sido considerados en los artículos de la Resolución Jefatural Nº 119-2022-AGN/JEF. Asimismo, advierte, de manera complementaria, que para efectos de uniformidad y coherencia con la normativa vigente, resulta necesario además modificar lo dispuesto en el literal b de los numerales 8.1 y 8.2 de la Directiva Nº 001-2018-AGN/DAI, “Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público”, en ese sentido, efectúa y consolida una nueva propuesta;

Que a través del Informe Nº 237-2022-AGN/SG-OAJ, la Oficina de Asesoría Jurídica opina a favor de la modificación de la directiva denominada “Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público”, por contar el procedimiento con sustento técnico y legal acorde a la normatividad y a las disposiciones internas contenidas en la Directiva Nº 001-2021-AGN/SG, “Lineamientos para la elaboración de documentos normativos en el Archivo General de la Nación”, aprobada por la Resolución Jefatural Nº 055-2021-AGN/JEF;

Con los vistos de la Dirección de Desarrollo de Políticas Archivísticas, de la Dirección de Archivo Intermedio, de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, de la Oficina de Asesoría Jurídica y de la Secretaría General;

De conformidad con la Ley Nº 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos; el Decreto Supremo Nº 008-92-JUS, Reglamento de la Ley Nº 25323, y sus modificatorias; la Directiva Nº 001-2021-AGN/SG, “Lineamientos para la elaboración de documentos normativos en el Archivo General de la Nación”, aprobada por la Resolución Jefatural Nº 055-2021-AGN/JEF, de fecha 14 de junio de 2021; y el Reglamento de Organización y Funciones del AGN, aprobado por el Decreto Supremo Nº 005-2018-MC;

SE RESUELVE

Artículo 1.- Dejar sin efecto la Resolución Jefatural Nº 119-2022-AGN/JEF, de fecha 14 de junio de 2022, que modifica e incorpora incisos a la Directiva Nº 001-2018-AGN/DAI, “Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público”, aprobada por la Resolución Jefatural Nº 242-2018-AGN/J, de fecha 24 de octubre de 2018.

Artículo 2.- Modificar el inciso b del numeral 8.1 de las VIII. Disposiciones Generales de la Directiva Nº 001-2018-AGN/DAI, “Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público”, el cual queda redactado de la siguiente manera:

“8.1 Procedimiento para Entidades que cuenten con Programa de Control de Documentos.

(…)

Artículo 3.- Modificar el inciso b del numeral 8.2 de las VIII. Disposiciones Generales de la Directiva Nº 001-2018-AGN/DAI, “Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público”, el cual quedará redactado de la siguiente manera:

“8.2 Procedimiento para entidades que No cuentan con Programa de Control de Documentos.

(…)

b. Es un requisito previo para solicitar la autorización de eliminación que el Órgano de Administración de Archivos o Archivo Central de la entidad presente oportunamente su cronograma de eliminación de documentos al Archivo General de la Nación, como parte del Plan Anual de Trabajo Archivístico, conforme al marco normativo vigente. Las entidades (órgano de planificación y alta dirección) brindarán las facilidades para que el plan de trabajo sea aprobado en el plazo correspondiente, y de esta forma facilitar la eliminación de documentos.”

Artículo 4.- Modificar el inciso k del numeral 8.4 de las VIII. Disposiciones Generales de la Directiva Nº 001-2018-AGN/DAI, “Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público”, el cual queda redactado de la siguiente manera:

“8.4 Evaluación del expediente de autorización para eliminación de documentos.

(…)

k. La Dirección de Archivo Intermedio será responsable de atender la solicitud de revisión del expediente de eliminación teniendo un plazo máximo de veinte (20) días hábiles, en caso no tenga observaciones en aspectos de fondo y forma respecto a los requisitos establecidos en la presente directiva, y derivarlo a la Comisión Técnica de Archivos. Si el dictamen otorgado por la Comisión Técnica de Archivos es desfavorable se archiva el procedimiento, debiendo notificar a la entidad.”

Artículo 5.- Incorporar el inciso n al numeral 8.4 de las VIII. Disposiciones Generales de la Directiva Nº 001-2018-AGN/DAI, “Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público”, el cual queda redactado de la siguiente manera:

“8.4 Evaluación del expediente de autorización para eliminación de documentos.

(…)

n. La Dirección de Archivo Intermedio coordina con las entidades públicas el recojo de los documentos archivísticos declarados innecesarios en un plazo máximo de cuarenta y cinco (45) días hábiles, bajo responsabilidad, posterior a la notificación de la resolución jefatural de autorización.”

Artículo 6.- Modificar el inciso d de las IX. Disposiciones Complementarias de la Directiva Nº 001-2018-AGN/DAI, “Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público”, el cual queda redactado de la siguiente manera:

“IX. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

(…)

d. El Archivo General de la Nación y los Archivos Regionales, en el ámbito de sus competencias conforme a ley, son los únicos entes facultados para hacer efectiva la eliminación de los documentos archivísticos que previamente hayan sido autorizados, mediante acto administrativo, por el Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales, según corresponda; debiendo cumplir con un procedimiento interno debidamente aprobado, controlado y documentado, mediante el cual se determine el uso de métodos seguros y eficaces que garanticen que la información contenida en dichos soportes no pueda ser recuperada o restituida”.

Artículo 7.- Incorporar el inciso e en las IX. Disposiciones Complementarias de la Directiva Nº 001-2018-AGN/DAI, “Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público”, el cual queda redactado de la siguiente manera:

“IX. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

(…)

e. El Archivo Regional conforme a sus competencias elabora y aprueba un procedimiento que recoja los lineamientos dispuestos en el numeral 8.4, considerando en los plazos, aquellos que se ajusten a la disponibilidad de sus recursos, con excepción del inciso n), para el cual el plazo máximo será de noventa (90) días hábiles, bajo responsabilidad”.

Artículo 8.- Incorporar el inciso c en las X. Disposiciones Transitorias de la Directiva Nº 001-2018-AGN/DAI, “Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público”, el cual queda redactado de la siguiente manera:

“X. DISPOSICIONES TRANSITORIAS

(…)

c. En un plazo no mayor a treinta (30) días hábiles a partir del día siguiente a la publicación de la presente resolución, el Archivo General de la Nación aprueba el documento interno establecido en el inciso d de las Disposiciones Complementarias”.

Artículo 9.- Disponer que los expedientes de eliminación de documentos presentados hasta la fecha de publicación de la presente resolución, y que aún no se encuentren con la resolución de autorización, sean tramitados en aplicación de la norma vigente y sus modificatorias.

Artículo 10.- Disponer que la Dirección de Archivo Intermedio y el órgano funcional que ejecute el proceso de eliminación de documentos en los Archivos Regionales, efectúe la gestión correspondiente para la implementación de la modificación dispuesta.

Artículo 11.- Mantener subsistentes los demás extremos de la Directiva Nº 001-2018-AGN/DAI, “Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público”, aprobada por la Resolución Jefatural Nº 242-2018-AGN/J, de fecha 24 de octubre de 2018, y su modificatoria contenida en la Resolución Jefatural Nº 029-2019-AGN/J, de fecha 25 de enero de 2019.

Artículo 12.- Encargar al Área de Trámite Documentario y Archivo que notifique la presente resolución a los interesados.

Artículo 13.- Disponer la publicación de la presente resolución jefatural en el Diario Oficial El Peruano. Asimismo, la presente resolución será publicada en el portal institucional del Archivo General de la Nación (www.agn.gob.pe) en la misma fecha de publicación en el Diario Oficial El Peruano.

Regístrese, comuníquese y publíquese.

RICARDO ARTURO MOREAU HEREDIA

Jefe Institucional

2080567-1