Disponen la prepublicación de la modificación de la Directiva Nº 001-2018-AGN/DAI Norma para la eliminación de documentos de archivo en las entidades del Sector Público

Resolución Jefatural

Nº 091-2022-AGN/JEF

Lima, 11 de mayo de 2022

VISTOS el Memorándum Nº 100-2022-AGN/DAI, de fecha 28 de abril de 2022, de la Dirección de Archivo Intermedio; el Informe Nº 036-2022-AGN/DDPA-AINA, de fecha 3 de mayo de 2022, del Área de Investigación y Normas Archivísticas de la Dirección de Desarrollo de Políticas Archivísticas; el Informe Nº 000009-2022-AGN/SG-OPP-AMG, de fecha 9 de mayo de 2022, el Área de Modernización de la Gestión de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto; el Informe Nº 180-2022-AGN/SG-OAJ, de fecha 11 de mayo de 2022, de la Oficina de Asesoría Jurídica; y

CONSIDERANDO

Que el artículo 1 del TUO del Decreto Legislativo Nº 120, Ley Orgánica del Archivo General de la Nación, aprobado con Decreto Supremo Nº 013-90-JUS, prescribe que la entidad propone y ejecuta la política de defensa, conservación, registro, archivo e incremento del patrimonio documental de la nación. Asimismo, de conformidad con el artículo 1 de la Ley Nº 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos, se establece que la finalidad de creación del sistema es integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito nacional; además, el artículo 4 de la referida ley establece que el Archivo General de la Nación es el órgano rector del Sistema Nacional de Archivos;

Que el literal b del artículo 5 de la Ley Nº 25323 establece como uno de los fines del Archivo General de la Nación —en adelante AGN— normar y racionalizar la producción administrativa y eliminación de documentos en la Administración Pública a nivel nacional; asimismo, en concordancia a lo dispuesto en el literal e del artículo 10 del Reglamento de la Ley Nº 25323, son funciones del AGN normar la producción y eliminación de documentos de los archivos públicos a nivel nacional;

Que de acuerdo a lo previsto en el artículo 22 y el literal a del artículo 23 del Reglamento de Organización y Funciones – ROF del AGN, aprobado por el Decreto Supremo Nº 005-2018-MC, la Dirección de Desarrollo de Políticas Archivísticas está encargada de proponer y elaborar las propuestas de políticas y normas relativas a los procesos archivísticos. Por otro lado, de acuerdo al literal f del artículo 27 del acotado ROF, establece como función de la Dirección de Archivo Intermedio emitir opinión técnica vinculante en las materias de su competencia;

Que a través del literal a del numeral 1.13 de la Resolución Jefatural Nº 028-2021-AGN/J, publicada en el Diario Oficial El Peruano el 6 de abril de 2021, se asigna al Área de Investigación y Normas Archivísticas, dependiente de la Dirección de Desarrollo de Políticas Archivísticas, la función de proponer políticas y normas conducentes al desarrollo archivístico mediante anteproyectos para los integrantes del Sistema Nacional de Archivos;

Que mediante el artículo 2 de la Resolución Jefatural Nº 242-2018-AGN/J, de fecha 24 de octubre de 2018, se aprueba la Directiva Nº 001-2018-AGN/DAI Norma para la eliminación de documentos de archivo en las entidades del Sector Público. Posteriormente, mediante los artículos primero y segundo de la Resolución Jefatural Nº 029-2019-AGN/J, de fecha 25 de enero de 2019, se modifica la Directiva Nº 001-2018-AGN/DAI en el extremo del literal c del numeral VIII Disposiciones Generales, y se mantienen subsistentes los demás extremos de la acotada directiva;

Que mediante el Memorándum Nº 100-2022-AGN/DAI, de fecha 28 de abril de 2022, la Dirección de Archivo Intermedio opina que, de acuerdo al análisis efectuado por el Área de Investigación y Normas Archivísticas, encuentra conforme la propuesta de modificatoria de la Directiva de Eliminación de Documentos, toda vez que la directiva actual no establece que el AGN sea el encargado de la destrucción de los documentos aprobados para eliminación, por el contrario, faculta a la entidad a realizar la eliminación de los documentos, sin establecer un procedimiento o lineamientos mínimos que deban tomar en cuenta las entidades para proceder a la destrucción de los documentos;

Que mediante el Informe Nº 036-2022-AGN/DDPA-AINA, de fecha 3 de mayo de 2022, el Área de Investigación y Normas Archivísticas de la Dirección de Desarrollo de Políticas Archivísticas propone la prepublicación de la propuesta de modificación de la Directiva de Eliminación de Documentos en el Diario Oficial El Peruano, a fin de recabar las opiniones, comentarios y/o sugerencias de la ciudadanía en general sobre los siguientes numerales e incisos:

“Norma para la eliminación de documentos de archivo en las entidades del sector público” aprobada con la Resolución Jefatural Nº 242-2018-AGN/J”
Nº	Lineamiento vigente	Modificación propuesta	Incorporación propuesta
1	Numeral 8.4, inciso k) La Dirección de Archivo Intermedio será responsable de derivar el expediente a la Comisión Técnica de Archivos del Archivo General de la Nación para la opinión respectiva, si el dictamen es desfavorable se archiva el procedimiento, debiendo notificar a la entidad.	Numeral 8.4, inciso k) La Dirección de Archivo Intermedio será responsable de atender la solicitud de revisión del expediente de eliminación teniendo un plazo máximo de veinte (20) días hábiles, en caso no tenga observaciones, y derivarlo a la Comisión Técnica de Archivos. Si el dictamen otorgado por la Comisión Técnica de Archivos es desfavorable se archiva el procedimiento, debiendo notificar a la entidad.	Numeral 8.4, inciso n) n) La Dirección de Archivo Intermedio, previa coordinación con las entidades públicas, realizará el recojo y acopio de los documentos archivísticos declarados innecesarios en un plazo máximo de treinta (30) días hábiles, posterior a la notificación de la resolución de autorización emitida.
2	XI. Disposiciones Complementarias d) Autorizada la eliminación de documentos, las entidades públicas son responsables de dictaminar el uso posterior de los soportes físicos declarados innecesarios.	XI. Disposiciones Complementarias d) El Archivo General de la Nación y los Archivos Regionales, en el ámbito de sus competencias conforme a ley, son los únicos entes facultados para hacer efectiva la eliminación de los documentos archivísticos que previamente hayan sido autorizados, mediante acto administrativo, por el Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales, según corresponda; debiendo cumplir con un procedimiento interno debidamente aprobado, controlado y documentado, mediante el cual se determine el uso de métodos seguros y eficaces que garanticen que la información contenida en dichos soportes no pueda ser recuperada o restituida.	XI. Disposiciones Complementarias e) El Archivo Regional, conforme a sus competencias, elabora y aprueba un procedimiento que recoja los lineamientos dispuestos en el numeral 8.4, considerando en los plazos aquellos que se ajusten a la disponibilidad de sus recursos, con excepción del inciso n), para el cual el plazo máximo será de noventa (90) días hábiles.

Que mediante el Informe Nº 000009-2022-AGN/SG-OPP-AMG, de fecha 9 de mayo de 2022, el Área de Modernización de la Gestión de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto emite opinión favorable a la modificación de la directiva denominada Norma para la eliminación de documentos de archivo en las entidades del Sector Público, presentado por la Dirección de Desarrollo Políticas Archivísticas – DDPA, recomendando derivar su informe a la Oficina de Asesoría Jurídica para la opinión correspondiente;

Que a través del Informe Nº 180-2022-AGN/SG-OAJ, la Oficina de Asesoría Jurídica opina que en el marco de lo establecido por el artículo IV del Título Preliminar de la Ley Nº 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, resulta pertinente disponer la prepublicación de la propuesta, a fin de que las personas interesadas formulen comentarios, opiniones y/o sugerencias sobre la modificatoria de la directiva, conforme a lo dispuesto por el artículo 14 del Reglamento que establece disposiciones relativas a la publicidad, publicación de Proyectos Normativos y difusión de Normas Legales de Carácter General, aprobado por el Decreto Supremo Nº 001-2009-JUS, y sus modificatorias;

Con los visados de la Dirección de Desarrollo de Políticas Archivísticas, de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, de la Oficina de Asesoría Jurídica y de la Secretaría General;

De conformidad con la Ley Nº 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo; Ley Nº 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos; el Decreto Supremo Nº 013-90-JUS, TUO del Decreto Legislativo Nº 120 Ley Orgánica del AGN; el Reglamento que establece disposiciones relativas a la publicidad, publicación de Proyectos Normativos y difusión de Normas Legales de Carácter General, aprobado por el Decreto Supremo Nº 001-2009-JUS, y sus modificatorias; y el Reglamento de Organización y Funciones del AGN, aprobado por Decreto Supremo Nº 005-2018-MC;

SE RESUELVE

Artículo 1. Disponer la prepublicación de la modificación de la Directiva Nº 001-2018-AGN/DAI Norma para la eliminación de documentos de archivo en las entidades del Sector Público. Dicha prepublicación se realizará en el portal institucional del AGN (www.agn.gob.pe), a fin de conocer las opiniones, comentarios y/o sugerencias de la ciudadanía en general, durante el plazo de quince (15) días calendario, contados a partir de la publicación de la presente resolución jefatural en el Diario Oficial El Peruano.

Artículo 2. Precisar que las opiniones, comentarios y/o sugerencias que se reciban acerca de la modificación de la directiva denominada: Norma para la eliminación de documentos de archivo en las entidades del Sector Público, deben ser remitidos por escrito al AGN, sito en Jirón Camaná 125 y Pasaje Piura s/n - Cercado de Lima; y/o a la dirección electrónica del Área de Investigación y Normas Archivísticas de la Dirección de Desarrollo de Políticas Archivísticas del AGN (aina@agn.gob.pe).

Regístrese, comuníquese y publíquese.

RICARDO ARTURO MOREAU HEREDIA

Jefe Institucional

2066631-1