Aprueban el “Manual de Procesos de Gestión Documental”

Consejo Ejecutivo

RESOLUCIóN ADMINISTRATIVA

N° 000098-2022-CE-PJ

Lima, 21 de marzo del 2022

VISTOS:

El Oficio N° 000092-2022-GG-PJ de la Gerencia General del Poder Judicial, que contiene el Informe N° 001367-2021-OAL-GG-PJ de la Oficina de Asesoría Legal; y el Memorando N° 001259-2021-GP-GG-PJ que hace suyo el Informe N° 000253-2021-SR-GP-GG-PJ de la Subgerencia de Racionalización, con relación al proyecto del Manual de Procesos de la Gestión Documental,

CONSIDERANDO:

Primero. Que, el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial a través de la Resolución Administrativa N° 370-2020-CE-PJ, aprobó la Directiva N° 019-2020-CE-PJ denominada “Disposiciones para el Desarrollo de Documentos Normativos en el Poder Judicial”, que regula el proceso para la formulación, revisión aprobación y difusión estandarizada de documentos normativos en el Poder Judicial.

Segundo. Que, los numerales 6.4 y 6.5 de la referida directiva, establecen que todo proyecto normativo debe contar con un informe de sustentación, documento que expresa las motivaciones de la propuesta normativa, estando su formulación a cargo de la dependencia que presenta el proyecto, y debiendo contar con la opinión técnica favorable de la Subgerencia de Racionalización de la Gerencia de Planificación; así como la opinión de la Oficina de Asesoría Legal de la Gerencia General.

Tercero. Que, bajo dicho contexto, mediante Informe Nº 061-2021-OPCA-GDC-GG, la Oficina de Productividad y Competitividad Administrativa sustenta la propuesta normativa denominada Manual de Procesos de Gestión Documental, conforme al contenido establecido en el numeral 6.4 de la mencionada directiva.

Cuarto. Que, asimismo, con Informe N° 253-2021-SR-GP-GG-PJ, la Subgerencia de Racionalización otorgó opinión técnica favorable al proyecto propuesto, indicando que durante el proceso de revisión del proyecto, se identificaron algunas observaciones y se realizaron modificaciones que fueron consensuadas con las áreas respectivas.

Quinto. Que, por su parte, la Oficina de Asesoría Legal de la Gerencia General del Poder Judicial, con Informe N° 1367-2021-OAL-GG-PJ, señala que el análisis legal al informe de sustentación y el informe técnico de la Subgerencia de Racionalización, considera que se cumple con los presupuestos establecidos para su sustentación de conformidad con el numeral 6.4 de la Directiva N° 019-2020-CE-PJ.

Sexto. Que, asimismo, el referido informe legal señala que está destinado a establecer y describir el proceso de Gestión Documental, asegurando la recepción, despacho y archivo de los documentos de unidades de organización y funcionales, administrativas del Poder Judicial, a fin de contribuir al cumplimiento de los objetivos institucionales, cuyo alcance aplica para todas las unidades de organización y funcionales administrativas del Poder Judicial; por lo que otorga opinión legal favorable para la prosecución de su trámite.

Sétimo. Que, en ese sentido, la Gerencia General del Poder Judicial remite a este Órgano de Gobierno el citado proyecto contando con los vistos de la Gerencia General, Gerencia de Planificación, Subgerencia de Racionalización, Secretaría General de la Gerencia General; y la Oficina de Asesoría Legal de la Gerencia General del Poder Judicial.

Octavo. Que, en su aspecto formal, el proyecto cumple con la estructura prevista para este tipo de documentos conforme al “Anexo 4: Formato de Manual”, según lo indica la Directiva N° 019-2020-CE-PJ; por lo que resulta procedente su aprobación, debiendo indicarse que se dejará sin efecto los Procedimientos denominados “Gestión Documentaria Interna” y “Gestión Documentaria Externa”, aprobados mediante Resolución Administrativa 270-2020-GG-PJ.

Noveno. Que, el artículo 82°, inciso 26), del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial determina como función y atribución del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial la adopción de acuerdos y demás medidas necesarias, para que las dependencias de este Poder del Estado funcionen con celeridad y eficiencia; por lo que siendo así, y teniendo en cuenta el propósito de brindar un mejor servicio a la ciudadanía, corresponde aprobar la propuesta presentada.

Por estos fundamentos; en mérito al Acuerdo N° 210-2022 de la octava sesión extraordinaria del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, de fecha 25 de febrero de 2022, realizada con la participación de los señores y señoras Barrios Alvarado, Arias Lazarte, Álvarez Trujillo, Medina Jiménez y Espinoza Santillán, sin la intervención del señor Lama More por encontrarse de vacaciones; en uso de las atribuciones conferidas por el artículo 82° del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial. Por unanimidad,

SE RESUELVE:

Artículo Primero.- Aprobar el “Manual de Procesos de Gestión Documental”, que en anexo forma parte integrante de la presente resolución; el mismo que será aplicable a la Secretaría General de la Gerencia General del Poder Judicial, y entrará en vigencia a partir del día siguiente de publicada la presente resolución en el Diario Oficial del Bicentenario “El Peruano”.

Artículo Segundo.- Publicar la presente resolución y el documento aprobado en el Portal Institucional del Poder Judicial, para su difusión y cumplimiento.

Artículo Tercero.- Fortalecer la ejecución y cumplimiento del Manual de Procesos de “Gestión Documental” mediante la transferencia de conocimientos por parte de la Gerencia de Desarrollo Corporativo, a través de la Oficina de Productividad y Competitividad Administrativa, según el siguiente cronograma:

Actividad

Del 01/03/2022 al 07/03/2022

Del 08/03/2022 al 14/03/202

Del 15/03/2022 al 24/03/2022

Del 25/03/2022 al 31/03/2022

Del 01/04/2022 al 30/09/2022

1. Presentación del Manual de Procesos

X

1.1. Capacitación en gestión por procesos

X

1.2. Difusión del manual de procesos a toda la institución

X

1.3. Designación de personal coordinador del área usuaria

X

1.4. Reunión de presentación del manual de procesos - Personal Directivo

X

1.5. Reunión de presentación del manual de procesos - Áreas Funcionales

X

2. Identificación de oportunidades de mejora

X

2.2. Revisión del manual de procesos

X

2.3. Identificación de oportunidades de mejora en el manual de procesos

X

3. Análisis y actualización de documentos

X

3.1. Análisis de oportunidades de mejora identificadas y valoración de riesgos

X

3.2. Actualización de documentos del manual de procesos

X

4. Seguimiento y Control

X

X

4.1. Definición de mecanismo de control para la medición de la implementación del manual de procesos

X

4.2. Seguimiento y control al cumplimiento de los procedimientos que conforman el manual de procesos

X

Artículo Cuarto.- Disponer que la Secretaría General de la Gerencia General del Poder Judicial, conforme al cronograma antes indicado, designe a un representante para facilitar las coordinaciones con la Oficina de Productividad y Competitividad Administrativa de la Gerencia de Desarrollo Corporativo.

Artículo Quinto.- Dejar sin efecto los Procedimientos denominados “Gestión Documentaria Interna” y “Gestión Documentaria Externa”, aprobados mediante Resolución Administrativa N° 270-2020-GG-PJ; así como cualquier otra disposición que se oponga a la presente resolución.

Artículo Sexto.- Transcribir la presente resolución a la Presidencia del Poder Judicial, Presidentes y Presidentas de las Salas de la Corte Suprema de Justicia de la República, Presidentes y Presidentas de las Cortes Superiores de Justicia del país, Órgano de Control Institucional, Procuraduría Pública del Poder Judicial; y, a la Gerencia General del Poder Judicial, para su conocimiento y fines pertinentes.

Regístrese, publíquese, comuníquese y cúmplase.

ELVIA BARRIOS ALVARADO

Presidenta

2052191-3