Aprueban Directiva General “Disposiciones que regulan la Gestión Documental en el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento”

RESOLUCIÓN MINISTERIAL

Nº 283-2021-VIVIENDA

Lima, 16 de setiembre de 2021

VISTOS:

Los Informes Nº 006-2021-VIVIENDA/SG-OGDA, Nº 010-2021-VIVIENDA/SG/OGDA, Nº 012-2021-VIVIENDA/SG/OGDA y Nº 014-2021-VIVIENDA/SG/OGDA de la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo; el Memorándum Nº 970-2021-VIVIENDA/OGPP de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, sustentado en el Informe Nº 225-2021-VIVIENDA/OGPP-OPM de la Oficina de Planeamiento y Modernización; el Informe Nº 651-2021-VIVIENDA/OGAJ de la Oficina General de Asesoría Jurídica; y,

CONSIDERANDO:

Que, la Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, declara al Estado peruano en proceso de modernización en sus diferentes instancias, dependencias, entidades, organizaciones y procedimientos; asimismo, el artículo 4 de la citada Ley, establece que dicho proceso tiene como finalidad fundamental la obtención de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a la ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos, con el objetivo de alcanzar un Estado que, entre otros, esté al servicio de la ciudadanía y sea transparente en su gestión;

Que, la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública, aprobada mediante el Decreto Supremo Nº 004-2013-PCM, considera como su objetivo general: orientar, articular e impulsar en todas las entidades públicas, el proceso de modernización hacia una gestión pública para resultados que impacte positivamente en el bienestar de la ciudadanía y el desarrollo del país; asimismo, entre sus objetivos específicos, contempla: promover el gobierno electrónico a través del uso intensivo de las tecnologías de información y comunicación (TIC) como soporte a los procesos de planificación, producción y gestión de las entidades públicas;

Que, el artículo 8 del Decreto Legislativo Nº 1310, Decreto Legislativo que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa, y su modificatoria, establece que las entidades del Poder Ejecutivo deben adecuar sus sistemas de trámite documentario o equivalentes para el envío automático de documentos electrónicos con otras entidades, así como dentro de sus áreas, órganos y unidades;

Que, el artículo 1 de la Resolución de Secretaría de Gobierno Digital Nº 001-2017-PCM-SEGDI, aprueba el Modelo de Gestión Documental, en adelante MGD, cuyo objetivo es proporcionar un marco de referencia que permita a las entidades implementar y mantener un MGD basado en componentes y procesos, identificando el suscriptor del documento, facilitando la digitalización, trazabilidad, conservación y usabilidad de los mismos, así como el intercambio de comunicaciones entre los diversos sistemas o aplicaciones de gestión documental de las entidades; asimismo, la aplicación del mencionado modelo busca tratar de manera uniforme los documentos, tanto los basados en papel como los que vienen en formato digital, independientemente del proceso documental, del canal de entrada o de personas intervinientes, siguiendo los mismos criterios de seguridad, indexación, categorización, etc.;

Que, el MGD contempla cuatro (04) procesos que se desarrollan de manera sistemática: Recepción, Emisión, Archivo y Despacho, como resultado de las actividades que lleva a cabo la entidad; para ello, la entidad elabora, revisa y aprueba los lineamientos de gestión y formalidad para una correcta gestión de los citados procesos, los cuales constituyen documentos normativos internos que regulan la gestión documental en la entidad en función a su naturaleza;

Que, el artículo 5 del Decreto Supremo Nº 033-2018-PCM, Decreto Supremo que crea la Plataforma Digital Única del Estado Peruano y establece disposiciones adicionales para el desarrollo del Gobierno Digital, dispone que las entidades públicas en el alcance de la citada norma realizan, entre otras; las siguientes acciones: i) Digitalizar sus trámites y servicios, nuevos o existentes, para ser prestados a través de la Plataforma GOB.PE.; ii) Habilitar la infraestructura tecnológica necesaria y proporcionar el acceso e intercambio gratuito de datos e información que soportan sus servicios públicos digitales para integrarlos a través de la Plataforma de lnteroperabilidad del Estado Peruano (PIDE); y, iii) Hacer uso de mecanismos de identificación que faciliten el acceso a los servicios públicos digitales;

Que, a través de la Resolución Ministerial Nº 362-2018-VIVIENDA, se aprueba la Política y los Objetivos de la Gestión Documental del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento; en ese marco, se declara como Política Institucional de Gestión Documental el compromiso de implementar las mejores prácticas para una correcta y transparente gestión de sus documentos e información; así como, reconoce la importancia de los documentos recibidos y generados en cumplimiento de su misión y los identifica como evidencia fundamental de los procesos institucionales e insumo para la toma de decisiones basadas en antecedentes; por lo tanto, garantizará en todo momento la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información bajo parámetros técnicos de los procesos de recepción, emisión, archivo y despacho, incorporando nuevas tecnologías de información y la comunicación que permitan satisfacer de manera más eficiente las necesidades informativas de los servidores civiles y ciudadanía en general;

Que, el artículo 30 del Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por el Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, entre otros extremos, establece que, sin perjuicio del uso de medios físicos tradicionales, el procedimiento administrativo podrá realizarse total o parcialmente a través de tecnologías y medios electrónicos, debiendo constar en un expediente, escrito electrónico, que contenga los documentos presentados por los administrados, por terceros y por otras entidades, así como aquellos documentos remitidos al administrado;

Que, el artículo 20 del Decreto Legislativo Nº 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital, establece que la sede digital es un tipo de canal digital, a través del cual pueden acceder los/as ciudadanos/as y personas en general a un catálogo de servicios digitales, realizar trámites, hacer seguimiento de los mismos, recepcionar y enviar documentos electrónicos, y cuya titularidad, gestión y administración corresponde a cada entidad de la Administración Pública en los tres niveles de gobierno;

Que, el Decreto de Urgencia Nº 006-2020, crea el Sistema Nacional de Transformación Digital, cuya finalidad es, entre otros extremos, fomentar e impulsar la transformación digital de las entidades públicas, las empresas privadas y la sociedad en su conjunto, fortalecer el uso efectivo de las tecnologías digitales, las redes y los servicios digitales por parte de los ciudadanos y personas en general;

Que, la Octava Disposición Complementaria Final del Decreto Legislativo Nº 1497, Decreto Legislativo que establece medidas para promover y facilitar condiciones regulatorias que contribuyan a reducir el impacto en la economía peruana por la emergencia sanitaria producida por el COVID-19, establece que las entidades del Poder Ejecutivo dispongan la conversión de los procedimientos administrativos a iniciativa de parte y servicios prestados en exclusividad, a fin que puedan ser atendidos por canales no presenciales, con excepción de aquellos que demanden la realización de diligencias en las que se requiera de manera obligatoria la concurrencia del administrado y de aquellos que forman parte de la estrategia Mejor Atención al Ciudadano (MAC); así como, que dispongan las acciones necesarias para que en el establecimiento de nuevos procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad su atención se desarrolle por canales no presenciales, y solo por excepción, su tramitación puede realizarse de manera presencial cuando existan restricciones operativas, por el tipo de administrado, por limitaciones de conectividad o incidentes tecnológicos;

Que, a través de la Resolución Ministerial Nº 097-2020-VIVIENDA, se aprueba la Directiva General Nº 001-2020-VIVIENDA-DM “Lineamientos para la Gestión Documental en el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento”, a propuesta de la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo;

Que, con posterioridad a la emisión de la Resolución Ministerial citada precedentemente, mediante el Decreto Supremo Nº 029-2021-PCM, se aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital, y establece disposiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo, con el objeto de regular las actividades de gobernanza y gestión de las tecnologías digitales en las entidades de la Administración Pública en materia de Gobierno Digital, que comprende la identidad digital, interoperabilidad, servicios digitales, datos, seguridad digital y arquitectura digital, así como establecer el marco jurídico aplicable al uso transversal de tecnologías digitales en la digitalización de procesos y prestación de servicios digitales en los tres niveles de gobierno; asimismo, para establecer las condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo, y los criterios, condiciones, mecanismos y plazos de implementación de la casilla única electrónica;

Que, el artículo 3 de la Ley Nº 31170, Ley que dispone la implementación de mesas de partes digitales y notificaciones electrónicas, entre otros extremos, establece que el servicio de mesa de partes digital se implementa dentro del alcance de la sede digital establecida en el artículo 20 del Decreto Legislativo 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley del Gobierno Digital, para cumplir con la funcionalidad de recibir documentos electrónicos; además, la Primera Disposición Complementaria de la citada Ley, establece que las entidades transforman digitalmente los procedimientos administrativos con el fin de dar mayor celeridad a todos los trámites administrativos y exoneran requisitos necesarios para la atención resolutiva priorizando la atención mediante plataformas y servicios digitales;

Que, el artículo 7 de la Directiva Nº 001-2021-PCM/SGD, “Directiva que establece los Lineamientos para la Conversión Integral de Procedimientos Administrativos a Plataformas o Servicios Digitales”, aprobada por la Resolución de Secretaría de Gobierno Digital Nº 001-2021-PCM/SGD, dispone que las entidades públicas implementan el proceso de digitalización transformando sus procedimientos administrativos a plataformas o servicios digitales en completa alineación con los objetivos estratégicos institucionales y los objetivos de transformación digital del país; así como, el proceso de digitalización se implementa garantizando el uso intensivo de las tecnologías digitales y datos para generar, procesar y compartir información en favor de la eficiencia del servicio público, reducción de costos asociados al papel, empleo obligatorio de documentos en formato digital en todo acto o actuación administrativa de la entidad, asegurando la trazabilidad de los procesos y evitando la propagación de enfermedades como la COVID-19;

Que, los literales a), b), e) y f) del artículo 22 del Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, aprobado por el Decreto Supremo Nº 010-2014-VIVIENDA, establecen como funciones de la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo, las siguientes: organizar, conducir, ejecutar y evaluar el proceso de administración documentaria, archivo, servicios documentales e informativos, en el marco de la normatividad vigente; proponer y actualizar las normas correspondientes a la administración documentaria y archivo; proponer los instrumentos normativos y acciones, en el ámbito de su competencia, que contribuyan a la mejora en la prestación de los servicios al ciudadano, especialmente en lo que se refiere a los procedimientos y servicios considerados en el Texto Único de Procedimientos Administrativos del Ministerio; y, administrar y proponer normas, directivas y otros, sobre el Sistema Integrado Documentario, respectivamente;

Que, el numeral 6.2.1 de la Directiva General Nº 001-2014-VIVIENDA-SG “Lineamientos para la Formulación, Aprobación y Modificación de Directivas en el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento”, aprobada por la Resolución de Secretaría General Nº 034-2014-VIVIENDA-SG, establece que los órganos o programas del Ministerio que formularon una Directiva General o una de Órgano o Programa, tienen la responsabilidad de revisar periódicamente su contenido y de ser necesario actualizarla, de acuerdo a la normatividad vigente o cambios procedimentales que involucren los alcances de la misma; además, de no existir modificación alguna se entenderá que la Directiva mantiene su vigencia hasta que sea actualizada y/o reemplazada por una versión posterior;

Que, en ese marco, mediante los Informes Nº 006-2021-VIVIENDA/SG-OGDA, Nº 010-2021-VIVIENDA/SG/OGDA, Nº 012-2021-VIVIENDA/SG/OGDA y Nº 014-2021-VIVIENDA/SG/OGDA, la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo propone y sustenta el proyecto de Directiva General denominada “Disposiciones que regulan la Gestión Documental en el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento”, con el objetivo de establecer las disposiciones que regulen la gestión documental en el Ministerio, alineándola al uso de las tecnologías digitales y medios electrónicos (cero papel) a través del Sistema Integrado de Trámite Documentario Institucional, y con la finalidad de controlar y sistematizar la recepción, emisión, despacho y archivo de documentos, acorde al MGD, garantizando la transparencia, seguridad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, así como fortaleciendo los niveles de eficacia y eficiencia en la gestión institucional; en esa línea, recomienda aprobar la mencionada propuesta y derogar la Directiva General aprobada por la Resolución Ministerial Nº 097-2020-VIVIENDA;

Que, con el Memorándum Nº 970-2021-VIVIENDA/OGPP, sustentado en el Informe Nº 225-2021-VIVIENDA/OGPP-OPM de la Oficina de Planeamiento y Modernización, la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto emite opinión favorable respecto a la Directiva General propuesta por la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo, señalando que dicho órgano es competente, desde el punto de vista funcional, para proponer la tramitación y aprobación de la mencionada propuesta;

Que, a través del Informe Nº 651-2021-VIVIENDA/OGAJ, la Oficina General de Asesoría Jurídica opina que, en atención a lo sustentado por la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo y lo señalado por la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, resulta legalmente viable que se expida una Resolución Ministerial para la aprobación de la propuesta de Directiva General;

Que, de acuerdo a lo expuesto, corresponde derogar la Resolución Ministerial Nº 097-2020-VIVIENDA, y aprobar la propuesta de Directiva General denominada “Disposiciones que regulan la Gestión Documental en el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento”;

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Nº 30156, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento; su Reglamento de Organización y Funciones, aprobado por el Decreto Supremo Nº 010-2014-VIVIENDA, modificado por el Decreto Supremo Nº 006-2015-VIVIENDA; y, la Directiva General Nº 001-2014-VIVIENDA-SG “Lineamientos para la Formulación, Aprobación y Modificación de Directivas en el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento”, aprobada por la Resolución de Secretaría General Nº 034-2014-VIVIENDA-SG;

SE RESUELVE:

Artículo 1.- Derogar la Resolución Ministerial Nº 097-2020-VIVIENDA, que aprueba la Directiva General Nº 001-2020-VIVIENDA-DM “Lineamientos para la Gestión Documental en el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento”.

Artículo 2.- Aprobar la Directiva General Nº 014 -2021-VIVIENDA-DM “Disposiciones que regulan la Gestión Documental en el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento”, la misma que forma parte integrante de la presente Resolución Ministerial.

Artículo 3.- Disponer la difusión de la presente Resolución Ministerial y la Directiva General que aprueba en el Portal Institucional del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento (www.gob.pe/vivienda), en la misma fecha de la publicación de la presente Resolución Ministerial en el Diario Oficial El Peruano.

Regístrese, comuníquese y publíquese.

GEINER ALVARADO LÓPEZ

Ministro de Vivienda, Construcción y Saneamiento

1992563-1