Aprueban el “Protocolo para Mesa de Partes de la Autoridad Portuaria Nacional durante el periodo de Emergencia Sanitaria producida por el COVID-19” y su Anexo

Resolución de Presidencia de Directorio

Nº 0018-2020-APN-PD

Callao, 30 de junio de 2020

VISTOS:

Los Informes Técnicos Nº 0003-2020-APN-SD del 9 de junio de 2020, y Nº 0004-2020-APN-SD del 29 de junio de 2020, de la Secretaría del Directorio y los Informes Legales Nº 0230-2020-APN-UAJ del 24 de junio de 2020 y Nº 235-2020-APN-UAJ del 29 de junio de 2020, de la Unidad de Asesoría Jurídica;

CONSIDERANDO:

Que, mediante la Ley Nº 27943, Ley del Sistema Portuario Nacional (LSPN), publicada en el Diario Oficial “El Peruano” con fecha 01 de marzo de 2003, se creó la Autoridad Portuaria Nacional (APN) como un Organismo Público Descentralizado (actualmente, Organismo Técnico Especializado, de conformidad con el Decreto Supremo Nº 058-2011-PCM y la Ley Nº 29158 – Ley Orgánica del Poder Ejecutivo), encargado del Sistema Portuario Nacional, adscrito al Ministerio de Transportes y Comunicaciones, dependiente del Ministro, con personería jurídica de derecho público interno, patrimonio propio, y con autonomía administrativa, funcional, técnica, económica, financiera y facultad normativa por delegación del Ministro de Transportes y Comunicaciones;

Que, por medio del Decreto Supremo Nº 008-2020-SA, se declara en Emergencia Sanitaria a nivel nacional, por el plazo de noventa (90) días calendario y se dictan medidas de prevención y control del COVID-19; asimismo, se disponen medidas para la prevención y control para evitar la propagación del COVID-19 en puertos, aeropuertos y puestos de entrada terrestres; centros educativos; espacios públicos y privados; transporte; y; centros laborales;

Que, a través del Decreto Supremo Nº 020-2020-SA se prorroga la Emergencia Sanitaria declarada por Decreto Supremo Nº 008-2020- SA a partir del 10 de junio de 2020 hasta por un plazo de noventa (90) días calendario;

Que, la Presidencia del Consejo de Ministros aprueba los “Lineamientos para la atención a la ciudadanía y el funcionamiento de las entidades del Poder Ejecutivo, durante la vigencia de la declaratoria de emergencia sanitaria producida por el Covid-19, en el marco del Decreto Supremo Nº 008-2020-SA”, mediante Resolución Ministerial Nº 103-2020-PCM;

Que, mediante Oficio Múltiple Nº 008-2020-MTC/04, la Secretaria General del MTC alcanza a la APN los «Lineamientos específicos para la elaboración del “Protocolo para la prevención y control de la transmisión del COVID-19 en la atención al ciudadano y gestión documental durante el periodo de emergencia sanitaria de las distintas entidades del sector transportes y comunicaciones”»;

Que, por medio de la Resolución de Gerencia General Nº 0234-2020-APN-GG del 19 de junio de 2020, se aprobó el “Protocolo para Mesa de Partes de la Autoridad Portuaria Nacional durante el periodo de Emergencia Sanitaria producida por el COVID-19”;

Que, la Presidencia de Consejos de Ministros aprobó el Decreto Supremo que establece las medidas que debe observar la ciudadanía en la Nueva Convivencia Social y prorroga el Estado de Emergencia Nacional por las graves circunstancias que afectan la vida de la Nación a consecuencia del COVID-19, a partir del 1 de julio de 2020, mediante Decreto Supremo Nº 116-2020-PCM, publicado en el Diario Oficial “El Peruano” el 26 de junio de 2020;

Que, a través del Informe Técnico Nº 0003-2020-APN-SD del 9 de junio de 2020, la Secretaría de Directorio de la APN, responsable del proceso de recepción y despacho de documentos en la Mesa de Partes de la APN, señala que ha elaborado el proyecto “Protocolo para Mesa de Partes de la APN durante el periodo de emergencia sanitaria producida por el COVID-19”, en el cual han considerado las disposiciones sanitarias por la Autoridad de Salud y las medidas de protección del ciudadano y del personal de Atención al Ciudadano en la sede principal y en las Oficinas Desconcentradas de la APN; asimismo, propone su aprobación a la Gerencia General;

Que, mediante Informe Legal Nº 0230-2020-APN-UAJ del 24 de junio de 2020, la Unidad de Asesoría Jurídica concluye que es legalmente viable la aprobación del “Protocolo para la Mesa de Partes de la APN durante el periodo de emergencia sanitaria producida por el COVID-19”, dado que cumple con lo estipulado en los “Lineamientos para la atención a la ciudadanía y el funcionamiento de las entidades del Poder Ejecutivo, durante la vigencia de la declaratoria de emergencia sanitaria producida por el Covid-19, en el marco del Decreto Supremo Nº 008-2020-SA”, aprobado por la Resolución Ministerial Nº 103- 2020-PCM y con los «Lineamientos específicos para la elaboración del “Protocolo para la prevención y control de la transmisión del COVID-19 en la atención al ciudadano y gestión documental durante el periodo de emergencia sanitaria de las distintas entidades del sector transportes y comunicaciones”» alcanzados por la Secretaría General del MTC;

Que, a través del Informe Técnico Nº 0004-2020-APN-SD del 29 de junio de 2020, la Secretaría del Directorio realiza modificaciones al proyecto de “Protocolo para Mesa de Partes de la APN durante el periodo de emergencia sanitaria producida por el COVID-19”, en cuanto a los horarios de la Mesa de Partes de la APN, teniendo en consideración el Decreto Supremo que establece las medidas que debe observar la ciudadanía en la Nueva Convivencia Social y prorroga el Estado de Emergencia Nacional por las graves circunstancias que afectan la vida de la Nación a consecuencia del COVID-19, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 116-2020-PCM;

Que, mediante Informe Legal Nº 235-2020-APN-UAJ del 29 de junio de 2020, la Unidad de Asesoría Jurídica considera pertinente incorporar y complementar el mencionado Protocolo con obligaciones a cargo del administrado, por lo que corresponde su publicación en el Diario Oficial “El Peruano”; y dejar sin efecto la citada Resolución de Gerencia General Nº 0234-2020-APN-GG;

Que, además la Unidad de Asesoría Jurídica concluye que continúa siendo jurídicamente viable el proyecto de “Protocolo para Mesa de Partes de la APN durante el periodo de emergencia sanitaria producida por el COVID-19”, dado que únicamente se han incorporado disposiciones sobre el horario de atención de mesa de partes de la APN y las Oficina Desconcentradas, de acuerdo con lo estipulado en el Decreto Supremo que establece las medidas que debe observar la ciudadanía en la Nueva Convivencia Social y prórroga el Estado de Emergencia Nacional por las graves circunstancias que afectan la vida de la Nación a consecuencia del COVID-19, aprobado por el Decreto Supremo Nº 116-2020-PCM;

Que, de acuerdo con lo señalado en el inciso 3 del artículo 18 del Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la APN, aprobado por Decreto Supremo Nº 034-2004-MTC, el Presidente del Directorio puede adoptar medidas de emergencia sobre asuntos que correspondan al Directorio en el caso que no sea posible reunirlo para sesionar válidamente, dando a conocer las medidas adoptadas en la sesión más próxima;

Que, la próxima sesión de Directorio de la APN será dentro de siete (07) días aproximadamente y considerando el marco de las disposiciones decretadas por el gobierno para prevenir el Contagio del COVID 19, es necesario y urgente implementar el “Protocolo para Mesa de Partes de la APN durante el periodo de emergencia sanitaria producida por el COVID-19”; por lo cual, resulta viable que el Presidente del Directorio adopte la decisión correspondiente a su aprobación, mediante Resolución de Presidencia de Directorio, con cargo a poner en conocimiento al Directorio en la siguiente sesión, de acuerdo con el inciso 3 del artículo 18 del ROF de la APN;

Que, el proyecto de “Protocolo para Mesa de Partes de la APN durante el periodo de emergencia sanitaria producida por el COVID-19”, no supone la instauración de procedimientos administrativos ni establece requisitos en el marco de los procedimientos administrativos existentes, por lo cual, no se encuentra comprendido en el Análisis de Calidad Regulatoria; en el marco del Decreto Legislativo Nº 1310 – Decreto Legislativo que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa;

Que, si bien el inciso 1 del artículo 14 del “Reglamento que establece disposiciones relativas a la Publicidad, Publicación de Proyectos Normativos y difusión de Normas Legales de carácter general”, aprobado por el Decreto Supremo Nº 001-2009-JUS, establece la obligatoriedad de publicar los proyectos de normas de alcance general en el Diario Oficial “El Peruano” o en el Portal Web institucional de la Entidad con una anticipación no menor a 30 días antes de su entrada en vigencia; en el inciso 3 del referido decreto supremo se establecen excepciones a esta obligación, entre otras, cuando la entidad, por razones debidamente fundamentadas en el proyecto de norma, considere que la publicación es impracticable, innecesaria o contraria a la seguridad o al interés público;

Que, el proyecto de “Protocolo para Mesa de Partes de la APN durante el periodo de emergencia sanitaria producida por el COVID-19”, permite cautelar el estado de salud y mitigar el riesgo de exposición y contagio del COVID-19 de los ciudadanos en los trámites administrativos en la APN, por lo que la publicación con antelación a su entrada en vigencia vaciaría de contenido esta finalidad y vulneraría el interés público que reviste su urgente publicación y entrada en vigencia;

Que, el numeral 10. 3 del artículo 10 de las medidas aprobadas por Decreto Supremo Nº 116-2020-PCM, señala que las labores y la designación de los trabajadores respectivos que continuarán laborando durante el estado de emergencia nacional son determinadas por el Titular de la entidad o quien éste delegue; de esta forma, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 11 del Reglamento de Organización y Funciones de la APN, aprobado por Decreto Supremo Nº 034-2004-MTC, el Gerente General es el principal funcionario técnico y administrativo de la APN; asimismo, según lo indica el numeral 15 del citado artículo, el Gerente General tiene, entre otras funciones, las demás que el Directorio le delegue; por lo cual, resulta viable que mediante resolución el Presidente del Directorio delegue en dicho funcionario la facultad de emitir las disposiciones sobre el horario de trabajo de las personas que laboran en la APN a que se refiere el numeral 10.3 del artículo 10 antes mencionado, con cargo a dar cuenta al Directorio en la siguiente sesión;

De conformidad a la Ley Nº 27943 y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº 003-2004-MTC y el Reglamento de Organización y Funciones de la Autoridad Portuaria Nacional, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 034-2004-MTC y la Resolución Ministerial Nº 103-2020-PCM;

SE RESUELVE:

Artículo 1.- Aprobar el “Protocolo para Mesa de Partes de la Autoridad Portuaria Nacional durante el periodo de Emergencia Sanitaria producida por el COVID-19” y su Anexo, los cuales forman parte integrante de la presente resolución.

Artículo 2.- Dejar sin efecto la Resolución de Gerencia General Nº 0234-2020-APN-GG del 19 de junio de 2020, que aprobó el “Protocolo para Mesa de Partes de la Autoridad Portuaria Nacional durante el periodo de Emergencia Sanitaria producida por el COVID-19”.

Artículo 3.- Delegar a la Gerencia General la facultad de emitir las disposiciones sobre las labores y la designación de los trabajadores respectivos que continuarán laborando durante la emergencia sanitaria en la Autoridad Portuaria Nacional, así como el horario de atención de la mesa de partes y las modificaciones al protocolo a que se refiere el artículo 1 de la presente resolución.

Artículo 4.- Disponer la publicación de la presente resolución y del “Protocolo para Mesa de Partes de la Autoridad Portuaria Nacional durante el periodo de Emergencia Sanitaria producida por el COVID-19”, señalados en el artículo 1 de la presente resolución, en el Diario Oficial “El Peruano” y en la página Web de la Autoridad Portuaria Nacional; asimismo disponer la publicación del Anexo a que se refiere el artículo 1 en la página Web de la APN.

Regístrese; comuníquese y publíquese.

Edgar Patiño Garrido

Presidente del Directorio

Autoridad Portuaria Nacional

PROTOCOLO PARA MESA DE PARTES DE LA AUTORIDAD PORTUARIA NACIONAL DURANTE EL PERIODO DE EMERGENCIA SANITARIA

POR COVID-19 EN EL PERÚ

1. OBJETIVO

2. FINALIDAD

3. ALCANCE

4. BASE LEGAL

5. SIGLAS Y DEFINICIONES

6. DISPOSICIONES GENERALES

7. DIFUSIÓN DE MEDIDAS DE PREVENCIÓN Y CONTROL

8. ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

9. ATENCIÓN DE TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

10. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y TRÁMITES EN LOS ESPACIOS DE MESA DE PARTES

10.1 Consideraciones generales

10.2 Condiciones de los espacios de atención al público

10.3 Condiciones del personal del APN que entra en contacto con el ciudadano

10.4 Obligaciones del personal del APN que entra en contacto con el ciudadano

10.5 Del Ingreso de los ciudadanos

10.6 De la prestación de los servicios

10.7 De la salida de los ciudadanos

11. OBLIGACIONES DE LAS DIRECCIONES Y OFICINAS DE LA AUTORIDAD PORTUARIA NACIONAL

12. INGRESO DE VISITAS

13. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES

PROTOCOLO PARA MESA DE PARTES DE LA AUTORIDAD PORTUARIA NACIONAL DURANTE EL PERIODO DE EMERGENCIA SANITARIA

PRODUCIDA POR EL COVID-19

I. OBJETIVO

Establecer medidas excepcionales y transitorias para la atención a los ciudadanos, así como para el trámite documentario en la Autoridad Portuaria Nacional durante el periodo de la emergencia sanitaria declarada por el Ministerio de Salud por la existencia del COVID-19.

II. FINALIDAD

Brindar una atención a los ciudadanos y desarrollar la gestión documental a través de medidas que permitan prevenir la transmisión y propagación del COVID-19, con especial énfasis en las poblaciones vulnerables y grupos de riesgo.

III. ALCANCE

Las disposiciones contenidas en el presente protocolo son de obligatorio cumplimiento por las personas que desarrollan labores en las diversas sedes de la Autoridad portuaria Nacional, independientemente de su relación laboral y/o contractual con la entidad.

Asimismo, este instrumento es de obligatorio cumplimiento por los ciudadanos que se vinculen con la entidad en el marco de las consultas, trámites, procedimientos administrativos y otros aspectos de su competencia.

IV. BASE LEGAL

4.1 Ley del Sistema Portuario Nacional (LSPN) – Ley Nº 27943 de fecha 07 de febrero de 2003 y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº 003- 2004-MTC y sus modificaciones.

4.2 Ley Nº 27408, Ley que establece la atención preferente a las mujeres embarazadas, las niñas, niños, los adultos mayores, en lugares de atención al público y sus modificatorias.

4.3 Ley Nº 29973, Ley General de la Persona con Discapacidad.

4.4 Decreto de Urgencia Nº 026-2020, que establece diversas medidas excepcionales y temporales para prevenir la propagación del Coronavirus (COVID-19) en el territorio nacional.

4.5 Decreto de Urgencia Nº 027-2020, dictan medidas complementarias destinadas a reforzar el Sistema de Vigilancia y Respuesta Sanitaria frente al COVID - 19 en el Territorio Nacional y a la Reducción de su Impacto en la Economía Peruana.

4.6 Decreto Supremo Nº 004-2019- JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444- Ley del Procedimiento Administrativo General.

4.7 Decreto Supremo Nº 008-2020-SA, Decreto Supremo que declara en emergencia sanitaria a nivel nacional por el plazo de noventa (90) días calendario y dicta medidas de prevención y control de COVID-19.

4.8 Decreto Supremo, Nº 020-2020-SA, de 03 de junio del 2020, emitido por el MINSA se prorroga la Emergencia Sanitaria a partir del 10 de junio de 2020 hasta por un plazo de noventa (90) días calendario, la emergencia sanitaria declarada por Decreto Supremo Nº 008-2020- SA

4.9 Decreto Supremo Nº 044-2020-PCM, precisado por Decretos Supremos Nº 045-2020-PCM y 046-2020- PCM, mediante el cual se declara el Estado de Emergencia Nacional por las graves circunstancias que afectan la vida de la Nación a consecuencia del brote del COVID-19.

4.10 Decreto Supremo Nº 051-2020-PCM, que prorroga el Estado de Emergencia Nacional declarado mediante Decreto Supremo Nº 044-2020-PCM y sus modificatorias.

4.11 Decreto Supremo Nº 094-2020-PCM Decreto Supremo que establece las medidas que debe observar la ciudadanía hacia una nueva convivencia social y prorroga el Estado de Emergencia Nacional por las graves circunstancias que afectan la vida de la Nación a consecuencia del COVID-19 a partir del lunes 25 de mayo de 2020 hasta el martes 30 de junio de 2020;

4.12 Resolución Ministerial Nº 193-2020/MINSA, Aprueban el Documento Técnico: Prevención, Diagnóstico y Tratamiento de personas afectadas por COVID-19 en el Perú

4.13 Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la Autoridad Portuaria Nacional (APN), aprobado mediante Decreto Supremo Nº 034-2004-MTC de fecha 20 de agosto de 2004.

4.14 Resolución Ministerial Nº 239-2020-MINSA, Aprobar el Documento Técnico “Lineamientos para a vigilancia de la salud de los trabajadores con riesgo de exposición a COVID-19”, que en documento adjunto forma parte integrante de la presente Resolución Ministerial.

4.15 Resolución Ministerial Nº 103-2020-PCM, Aprueban los “Lineamientos para la atención a la ciudadanía y el funcionamiento de las entidades del Poder Ejecutivo, durante la vigencia de la declaratoria de emergencia sanitaria producida por el Covid-19, en el marco del Decreto Supremo Nº 008-2020-SA”

4.16 Resolución Ministerial Nº 283-2020-MINSA, Modifican el Documento Técnico “Lineamientos para la vigilancia de la salud de los trabajadores con riego a exposición a COVID-19.

4.17 Decreto Supremo Nº 116-2020-PCM, que establece las medidas que debe observar la ciudadanía en la Nueva Convivencia Social y prorroga el Estado de Emergencia Nacional por las graves circunstancias que afectan la vida de la Nación a consecuencia del COVID-19.

V. SIGLAS Y DEFINICIONES

5.1 Para efectos del presente protocolo, se debe tener en consideración las siguientes definiciones:

a) Ciudadano: Usuario, administrado o persona que se relaciona con la Autoridad Portuaria Nacional, de forma física o virtual, para efectuar consultas, trámites y procedimientos administrativos de su competencia.

b) Trámite Documentario: Mesa de Partes de la APN que brinda el servicio a atención al usuario y recepción y despacho de documentos internos y externos.

c) Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo: Órgano bipartito y paritario constituido por representantes del empleador y de los trabajadores, con las facultades y obligaciones previstas por la legislación y la práctica nacional, destinado a la consulta regular y periódica de las actuaciones del empleador en materia de prevención de riesgos.

d) COVID-19: Enfermedad por Coronavirus, es una enfermedad infecciosa causada por un nuevo virus que no había sido detectado en humanos hasta la fecha, su transmisión es a través de gotículas se produce por contacto cercano de una persona con síntomas respiratorios (por ejemplo, tos o estornudos). Se caracteriza por síntomas como; dolor de garganta, tos y fiebre. La enfermedad puede ser más grave provocando neumonía o dificultades respiratorias.

e) Desinfección: Reducción por medio de agentes químicos y/o métodos físicos del número de microorganismos presentes en una superficie o en el ambiente, hasta un nivel que no ponga en riesgo la salud1.

f) Emergencia sanitaria: Estado de riesgo elevado o daño a la salud y la vida de las poblaciones, de extrema urgencia, como consecuencia de situaciones de brotes, epidemias o pandemias en el territorio nacional.

Asimismo, constituye emergencia sanitaria cuando la capacidad de respuesta de los operadores del sistema de salud para reducir el riesgo elevado de la existencia de un brote, epidemia o pandemia; o para el control de cualquiera de ellas, es insuficiente ya sea en el ámbito local, regional y nacional. El Ministerio de Salud es responsable de establecer esta condición.

g) Espacios de atención al público: Son los lugares determinados por la SD para trámite Documentario, ubicados dentro de la sede principal de la entidad, para la presentación de trámites, consultas y/o procedimientos administrativos por parte de los ciudadanos.

Dicha definición comprende a las salas de espera (sede) o las que haga sus veces en las Oficinas Desconcentradas a nivel nacional.

h) Grupo de riesgo: Conjunto de personas que presentan características individuales asociadas a mayor riesgo de complicaciones por COVID-19 Personas mayores de 65 años, o quienes cuenten con comorbilidades como: hipertensión arterial, diabetes mellitus, enfermedades cardiovasculares, asma, enfermedad pulmonar crónica, insuficiencia renal crónica, cáncer, obesidad, u otros estados de inmunosupresor2.

i) Limpieza: Eliminación de suciedad e impurezas de las superficies utilizando agua y jabón o detergente3.

j) Plataforma de Interoperabilidad del Estado: Infraestructura tecnológica administrada por la Secretaría de Gobierno Digital, que permite la implementación de servicios públicos en línea por medios electrónicos, y el intercambio electrónico de datos entre entidades del Estado a través de internet, telefonía móvil y otros medios tecnológicos disponibles.

k) Sistema de Gestión Documental: Software que permite gestionar la recepción, emisión, despacho y archivo de los documentos físicos, digitalizados y digitales a cargo de Trámite Documentario de la Autoridad Portuaria Nacional.

l) Visita: Persona que acude a las instalaciones de la Autoridad Portuaria nacional, con la finalidad de participar de un evento o reunión en sus instalaciones a nivel nacional.

5.2 Para efectos del presente protocolo, se debe tener en consideración las siguientes siglas:

a) APN: Autoridad Portuaria Nacional

b) OODD: Oficinas Desconcentrados de la Autoridad Portuaria Nacional

c) CSST: Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo

d) MINSA: Ministerio de Salud

e) MTC: Ministerio de Transportes y Comunicaciones

f) SD: Secretaría de Directorio

g) URRII: Unidad de Relaciones Institucionales

h) OGA: Oficina General de Administración

i) OTI: Oficina de Tecnologías de la Información

j) DIPLA: Dirección de Planeamiento y Estudios Económicos

k) PIDE: Plataforma de Interoperabilidad del Estado

l) SIGED: Sistema de Gestión Documentaria

VI. DISPOSICIONES GENERALES

6.1 Los procedimientos administrativos, trámites y consultas se efectúan a través de los canales digitales establecidos en el presente Protocolo; siendo el canal presencial de carácter excepcional (sólo cuando no sea posible su presentación virtual, telefónico, correo electrónico o enlaces virtuales.

6.2 Las áreas promueven la mejora de sus procesos internos para la generación de actos resolutivos, a través de las TIC disponibles para la emisión, firma y visado de opiniones, informes y/o sustentos de cualquier índole requeridos para la atención de procedimientos y trámites iniciados.

VII. DIFUSIÓN DE MEDIDAS DE PREVENCIÓN Y CONTROL

7.1. La OGA y SD, en coordinación con la URRII establece las siguientes acciones de comunicación con la finalidad de prevenir y controlar la transmisión del COVID-19:

a) Difunde, en la página web, redes sociales y en las sedes de la APN, las disposiciones del presente Protocolo.

b) Difunde, a través de la página web, redes sociales y en las sedes de la APN, los canales de atención digitales para la atención de consultas, procedimientos, trámites y presentación de documentos; exhortando al ciudadano a hacer uso de los mismos.

c) Difunde, a través de la página web y en las redes sociales de la APN, los servicios suspendidos por mandato normativo.

d) Difunde, a través de la página web y en las redes sociales de la APN, el aforo de los espacios destinados para mesa de partes.

e) Difunde, a través de la página web, redes sociales internas y externas, y en las sedes de la APN, el listado de procedimientos administrativos en los cuales los apoderados necesitan formalidades específicas para su apersonamiento, detallándolas.

f) Difunde, a través de la página web, redes sociales y en las sedes de la APN, los protocolos de atención en mesa de partes que detallen todas las recomendaciones sanitarias implementadas para la ciudadanía.

7.2. La URRII, en coordinación con la OGA y OODD difunde, a través de los canales de comunicación interna, las recomendaciones que permitan reducir el contacto interpersonal en mesa de partes.

VIII. ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

8.1 Las consultas sobre autorizaciones, habilitaciones, procedimientos, trámites y otros aspectos de competencia de APN se efectúan exclusivamente a través del correo electrónico atencionalusuario@apn.gob.pe o a la central telefónica u otro medio que SD habilite.

8.2 La URRII, en coordinación con la OTI, implementa una sección de consultas frecuentes en la página web institucional actual conteniendo lo siguiente:

a. Detalle respecto del funcionamiento de los servicios y canales de comunicación habilitados durante la declaratoria de Emergencia Sanitaria.

b. Absolución de las preguntas frecuentes presentadas por los ciudadanos.

c. Información administrativa para proveedores y ciudadanos

La actualización de las preguntas y respuestas se efectuará, de manera periódica.

8.3 Los reclamos relacionados con los procedimientos, trámites y otros aspectos de competencia de la APN se efectúan exclusivamente a través del portal web: https://eredenaves.apn.gob.pe/portal-apps/registrarReclamoElectronico.do, o a través del teléfono 630 9600 u otros que SD habilite.

8.4 Las denuncias relacionadas con aspectos de competencia de la APN se efectúan exclusivamente a través del portal web: https://portaldenuncias.apn.gob.pe, el correo electrónico oficinaintegridadinstitucional@apn.gob.pe o a través de los teléfonos 630-9600.

IX. ATENCIÓN DE TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

9.1 Los procedimientos administrativos que cuentan con sistemas informáticos o virtuales para su tramitación deben ser presentados a través de dichos medios. El Anexo Nº 01 del presente Protocolo detalla el listado de procedimientos con las plataformas implementadas.

9.2 La recepción y envío de documentos que no se enmarquen en los supuestos del literal precedente, se efectúa a través del siguiente correo electrónico mesadepartes@apn.gob.pe o la Plataforma digital que la APN habilite.

9.3 Durante el periodo de emergencia sanitaria los documentos podrán ser presentados virtualmente de lunes a viernes excepto feriados, sin restricción de horarios. Se considerará, la recepción efectiva luego de la validación del cumplimiento de los requisitos indicados en el presente protocolo.

La documentación presentada virtualmente en días inhábiles se tendrá por recibida, pero los plazos correspondientes se computarán a partir del día hábil siguiente.

La documentación que por su voluminosidad exceda el límite de capacidad en soporte digital (máximo 15 MB), será recibida de manera física, previa solicitud de cita y mediante correo electrónico a mesadepartes@apn.gob.pe, con 24 horas de anticipación a la fecha de su presentación.

La recepción presencial de documentación física de forma excepcional y temporal se realizará en el horario de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 18:00 p.m. La medida antes mencionada no aplica para las oficinas desconcentradas ubicadas en las regiones en las cuales se mantienen las reglas de aislamiento social obligatorio (cuarentena), para lo cual los administrados tienen a su disposición la mesa de partes virtual, según lo anteriormente mencionado.

9.4 El cómputo de los plazos para la atención de los documentos presentados se efectúa desde el día hábil siguiente de la fecha y hora de recepción del documento.

9.5 El trámite para la atención de los documentos presentados vía correo electrónico y la PIDE es el siguiente:

a) Para el ingreso de los documentos: Deben cumplir con indicar, como mínimo, lo siguiente:

• Nombres y apellidos completos, domicilio y número de Documento Nacional de Identidad o Carné de Extranjería del administrado, y en su caso, la calidad de representante y de la persona a quien represente.

• Su pedido, así como detallar los fundamentos de hecho que lo apoye y, en caso corresponda, los argumentos de derecho que amparan su pedido.

• El lugar donde fue emitido el documento y la fecha en la que este se generó. Asimismo, deben encontrarse debidamente firmados o, en caso de no saber firmar o estar impedido, consignar su huella digital.

• La indicación del órgano, la entidad o la autoridad a la cual es dirigida.

• El correo electrónico al cual se le debe notificar los actos y/o actuaciones administrativas emitidas la tramitación del documento.

• La relación de los documentos y anexos que acompaña.

• La identificación del expediente de la materia, tratándose de procedimientos ya iniciados.

b) Para la recepción de documentos: Luego de recibir los documentos, el personal de mesa de partes procede a verificarlos y, de cumplir con lo dispuesto en el literal a), los registra en el SIGED y los deriva a la Dirección, Oficina o Unidad competente.

Asimismo, para los documentos presentados por correo electrónico, se enviará la conformidad de recepción indicando al remitente el número de expediente del SIGED y número de Ticket para su seguimiento a través de nuestra página web en el icono consulta online o a través del enlace: https://servicios.apn.gob.pe/sigedR/doViewTramiteDocumentario.action. La comunicación de recepción será adjuntada al expediente asignado por el SIGED.

Para el caso de las entidades públicas que presenten sus documentos a través de la PIDE, la recepción de documentos se realiza a través del módulo de bandeja de Interoperabilidad del SIGED, de acuerdo con lo dispuesto por la Secretaria de Gobierno Digital de la Presidencia de Consejo de Ministros.

c) Para el envío de actos y actuaciones administrativas: Deben ser remitidas al correo electrónico consignado por el remitente para dichos efectos, debiendo éste confirmar su recepción.

Para el caso de entidades del Estado que remitan su documentación a través de la PIDE, la respuesta se da a través de dicha plataforma.

El correo electrónico remitido al destinatario junto con el acuse de recibo correspondiente debe ser impreso e incorporado al expediente respectivo.

X. DE LOS ESPACIOS PARA ATENCIÓN DE MESA DE PARTES

10.1 Consideraciones generales

a) Durante el periodo de emergencia sanitaria el horario de atención al público en la mesa de partes de la Sede de la APN y en las OODD, será de lunes a viernes de 09:00 a.m. a 18:00 p.m. bajo las consideraciones del numeral 9.3.

b) Los ciudadanos que ingresan a la APN y las OODD, obligatoriamente, deben usar la mascarilla de protección, incluso durante las diligencias que realicen. El personal de la APN verifica su cumplimiento.

c) Sólo se permite el ingreso de un ciudadano a las instalaciones para que realice un trámite, salvo que, cuente con algún impedimento que lo obligue a ingresar acompañado, lo cual debe ser puesto en conocimiento del personal de vigilancia.

d) Se prioriza la rápida atención de los siguientes ciudadanos: personas adultas mayores, personas con discapacidad, mujeres embarazadas, entre otras personas en situación de vulnerabilidad y pertenecientes a los grupos de riesgo, quienes deben preferir la presentación de sus trámites o consultas a través de los canales digitales o la presentación de la documentación física ante la APN mediante apoderados, comunicando a Mesa de partes, o a través de empresas de mensajería.

e) Los ciudadanos que se encuentran en la Sala de Espera deben ubicarse en los asientos designados; además deben mantener la distancia mínima de dos (2) metros.

f) Los ciudadanos únicamente transitan en los espacios de mesa de partes, quedando prohibido efectuarlo dentro de los demás espacios dentro de las sedes de la APN y de las OODD. El personal de la APN verifica su cumplimiento.

g) El pago de las tasas de trámites se efectuará, preferentemente, a través de medios virtuales como transferencia bancaria u otro medio que habilite la OGA.

10.2 Condiciones de los espacios para Mesa de Partes

a) El aforo de los espacios para mesa de partes es definido por la OGA, en función a las disposiciones contenidas en el presente Protocolo, el cual cuenta con un cartel donde se indica el aforo, el cual debe encontrarse en un lugar visible a fin de que los ciudadanos puedan tomar conocimiento de ello.

b) La Sala de espera de la SEDE y los espacios habilitados por cada OODD cuentan con un 01 anexo telefónico, a fin de que los visitantes y/o usuarios puedan realizar consultas relacionadas con la presentación de documentos en el marco de los procedimientos, trámites y servicios que brinda la APN. Dichos equipos deben ser desinfectados antes de cada uso por el personal de limpieza contratado.

c) La Sala de espera asignadas deberán contar con marcaciones que determinen el lugar donde se deben posicionar los ciudadanos. Dichas marcaciones deben ser claramente visibles y deben ser colocadas con un espacio de dos metros de distancia entre sí.

d) Las salas de espera cuentan con contenedores de desechos y/o dispensadores de alcohol en gel.

e) Las ventanillas de mesa de partes son dispuestas a fin de que la distancia entre el personal de la APN y el ciudadano sea de dos metros.

f) La Sala de espera se encuentran acondicionados de forma tal que permitan la accesibilidad para personas con discapacidad; así como cuentan con la señalética correspondiente.

g) Las sillas de la sala de espera se ubican en fila con una separación de dos metros de distancia entre sí.

h) Las ventanillas de mesa de partes cuentan con un vidrio de separación entre el ciudadano y el personal de la APN.

i) Los ambientes deben encontrarse adecuadamente ventilados y señalizados.

10.3 Condiciones del personal de la APN que entra en contacto con el ciudadano

a) Durante el Estado de Emergencia Sanitaria, todo el personal que tiene contacto con el público no debe encontrarse en el grupo de riesgo identificado por el MINSA.

b) Todo el personal que tiene contacto con los ciudadanos debe utilizar los implementos de protección contra el COVID-19 (mascarillas, protección facial y guantes de goma proporcionados por la entidad).

c) El personal de vigilancia cuenta con un termómetro infrarrojo para la toma de temperatura, a todas las personas que desean ingresar a la sede central y a las OODD.

10.4 Obligaciones del personal de la APN que entra en contacto con el ciudadano:

a) El personal de la APN que atiende a los ciudadanos debe lavarse las manos con agua y jabón cada dos (2) horas; y deben hacer uso constante del alcohol gel proporcionado por la APN.

b) No deben compartir alimentos, bebidas, cubiertos, platos, vasos, teléfonos celulares o cualquier otro tipo de objeto personal.

c) En caso de presentar los síntomas del COVID-19 determinados por el MINSA, deben cumplir con informar inmediatamente a su superior directo sobre este hecho y no continuar prestando la atención a los ciudadanos, para luego proceder de acuerdo con lo dispuesto en el Plan para la vigilancia, prevención y control del COVID- 19 en el trabajo de APN.

10.5 Del Ingreso de los ciudadanos

a) Los ciudadanos que busquen ingresar a los espacios de atención al público deben colocarse en una de las marcaciones establecidas.

b) El personal de vigilancia de APN, correctamente equipado, procede a la toma de temperatura del ciudadano utilizando el termómetro infrarrojo sin contacto. Sólo pueden ingresar los ciudadanos que cuenten con una temperatura menor o igual a 37,5º.

c) En caso de que algún ciudadano presente temperatura mayor a 37.5º, no se le permite el ingreso y se le proporciona información de los canales de atención y orientación sobre COVID-19 gestionados por el MINSA y EsSalud.

d) En caso encontrarse a una persona cuya edad lo califica dentro del Grupo de Riesgo, procede a informar de dicha situación al personal de la APN a fin de que se proceda con su atención preferencial.

e) Autorizado el ingreso, los visitantes proceden a desinfectarse las manos con alcohol en gel, siendo obligatorio el uso de mascarillas faciales durante su permanencia.

f) Asimismo, procede a realizar la desinfección de su calzado en una bandeja para desinfección de la suela de los zapatos, que contiene una solución de lejía, en el acceso peatonal y para los casos de los directores en la zona de estacionamiento vehicular.

g) Una vez efectuada la higiene, el ciudadano debe ubicarse en las marcaciones o en las sillas asignadas para la espera de atención.

h) Sin perjuicio de lo antes indicado, el ciudadano tiene a su disposición dispensadores de alcohol gel u otro desinfectante similar para su uso durante su permanencia en los espacios de atención al público.

10.6 De la prestación de los servicios

a) Los ciudadanos y el personal de la APN y las OODD guardan una distancia obligatoria de dos (2) metros.

b) El contacto físico entre el ciudadano y el personal de APN es el mínimo indispensable para el desarrollo del servicio solicitado.

c) En Mesa de partes se brinda atención preferente a las personas que se encuentran dentro del grupo de riesgo, así como a las personas con discapacidad, mujeres embarazadas y los adultos mayores, de acuerdo con lo establecido en la Ley Nº 27408.

d) Los documentos presentados por los ciudadanos deben cumplir, como mínimo, con los requisitos establecidos en el literal a) del numeral 9.5 del presente Protocolo.

10.7 De la salida de los ciudadanos

Al momento de retirarse, el ciudadano debe realizar la desinfección de las manos con el alcohol en gel u otro desinfectante similar proporcionado por la APN.

XI. OBLIGACIONES DE LAS DIRECCIONES Y OFICINAS DE LA AUTORIDAD PORTUARIA NACIONAL:

11.1 La OGA supervisa que el personal de limpieza efectúe la limpieza permanente de los espacios de mesa de partes, así como que su desinfección se realice con una frecuencia de tres (03) veces por día: antes, a medio turno y al finalizar el horario de atención.

11.2 Igualmente, la OGA es la encargada de proveer de los implementos indicados en el presente protocolo para la higiene y protección del personal de la APN y de los ciudadanos que se encuentren en los espacios de la Sala de espera, de acuerdo con lo requerido por Mesa de partes.

11.3 Asimismo, la OGA, en atención a lo solicitado por CSST, es responsable de que los espacios para la atención mesa de partes cumplan con las condiciones físicas en los aspectos que se enmarquen en sus funciones.

11.4 La OTI es responsable de brindar el mantenimiento y soporte necesario que garantice el correcto funcionamiento y disponibilidad de los canales virtuales establecidos en el presente protocolo.

XII. INGRESO DE VISITAS

12.1 El ingreso de visitas a la APN se reduce a lo estrictamente indispensable y considerando que no sea posible su desarrollo por videoconferencia o de manera virtual con el uso de TICs.

12.2 Queda prohibido el ingreso a todas las sedes de la APN a nivel nacional de los ciudadanos que no cumplan con las disposiciones contenidas en el presente Protocolo.

12.3 Para el ingreso y salida de visitas son aplicables las disposiciones contenidas en el presente Protocolo.

XIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES

13.1. La OGA en coordinación con la OGOD, evalúa y determina el aforo de cada una de las oficinas Desconcentradas de la APN, de acuerdo con los parámetros de distanciamiento establecidos en el presente Protocolo.

13.2. La OGA es responsable de disponer la implementación de horarios de atención diferenciados, a fin de garantizar la seguridad y salud del personal del APN; así como de los ciudadanos.

13.3. La OGA establece la posibilidad de utilizar alternativamente otros espacios en el supuesto que alguno de ellos tuviese que ser temporalmente suspendido por sospecha o presencia del COVID-19. En los casos que corresponda, dicha determinación se establece en coordinación con el Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo.

13.4. Los documentos que se generan durante el trámite interno en la APN para la atención de las solicitudes de los ciudadanos serán colgados en el SIGED o en el sistema que corresponda, con el objeto de reducir las posibilidades de propagación del COVID-19.

13.5. Las medidas de prevención y control de los trabajadores de Trámite Documentario y de los visitantes de los servicios se establecen y se adecuan conforme lo dispuesto por el gobierno nacional en el marco de la presente Emergencia Sanitaria y de la evaluación que realiza el CSST en coordinación con SD y la OGA, en el marco de sus competencias.

13.6. La Gerencia General se encuentra facultada para la emisión de disposiciones complementarias a fin de tomar acciones para la prevención y control del COVID-19 en la atención al usuario y gestión documental.

13.7. La DIPLA en coordinación con las unidades de organización correspondientes, implementa mecanismos para la mejora de procesos; así como para la simplificación y automatización de los procedimientos administrativos y los servicios prestados de competencia exclusiva de la APN.

13.8. Los aspectos de gestión documental no regulados en el presente Protocolo se rigen por las disposiciones contenidas en el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado con Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, aprobado con Decreto Supremo Nº 021-2019-JUS y su Reglamento aprobado con Decreto Supremo Nº 072-2003-PCM; así como las demás disposiciones y directivas aplicables sobre la materia.

1 Guía para la limpieza y desinfección de manos y superficies aprobado por R.D. N° 003-2020-INACAL/DN. publicada el 2020-04-06

2 Resolución Ministerial Nº 283--2020-MINSA que modifica el Documento Técnico “Prevención, Diagnóstico y Tratamiento de Personas afectadas por COVID-19 en el Perú”.

3 Guía para la limpieza y desinfección de manos y superficies, aprobada por R.D. N° 003-2020-INACAL/DN.

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